Despesas

No submenu Despesas pode encontrar os valores associados aos custos operacionais do seu negócio.

Na página irá conseguir visualizar a seguinte informação:

• Gráfico a demonstrar o valor total das despesas mensais para o período de tempo selecionado;

• Gráfico a demonstrar o valor das despesas por fonte;

• Gráfico a demonstrar o valor das despesas por serviços adicionais prestados;

• Gráfico a demonstrar o valor das despesas por tipos de serviço de limpeza;

• Gráfico a demonstrar o valor das despesas por categoria de manutenção;

• Gráfico a demonstrar o valor das despesas por fornecedor;

• Tabela a apresentar as despesas de forma detalhada, onde é possível encontrar:

  • Tipo de despesa (manual ou automática);

  • Data da despesa;

  • Reserva a que a despesa está associada (quando aplicável);

  • Alojamento ao qual a despesa está associada (quando aplicável);

  • Nome da despesa;

  • Segmento da despesa;

  • Fornecedor responsável pela prestação da despesa;

  • Valor associado à despesa;

  • Menu de ações rápidas onde é possível:

    • Editar uma despesa;

    • Eliminar uma despesa.

Nota: apenas é possível eliminar uma despesa que tenha sido criada de forma manual.

A qualquer momento pode proceder à criação de uma despesa dentro do submenu Despesas do menu Finanças. Para o fazer:

• Na sua conta Ynnov, aceda ao menu Finanças (menu da barra lateral);

• Clique para aceder ao submenu Despesas;

• Clique no botão + Nova;

• Preencha os campos selecionados:

  • Propriedade: selecione a propriedade para a qual pretender criar a despesa (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

  • Alojamento: a qual alojamento diz respeito a despesa. Caso não esteja associada a nenhum alojamento, deve ser selecionada a opção despesas gerais de alojamento;

  • Segmento: qual o segmento da despesa;

  • Nome: atribua um nome à despesa;

  • Data: data que deve ficar associada à criação da despesa;

  • Recorrência: ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) se pretender criar uma despesa recorrente;

    • Selecione uma opção mediante as periodicidades disponíveis:

      • Semanal;

      • Quinzenal;

      • Mensal;

      • Bimestral;

      • Trimestral;

      • Semestral;

      • Anual;

  • Repete-se até: defina a data de término (pode selecionar um período até 5 anos no futuro);

  • Fornecedor: defina o fornecedor responsável pela despesa;

  • Número da fatura: preencha com o número da fatura;

  • Custo: defina da despesa que está a criar;

  • Taxa de IVA: preencha com a taxa de IVA aplicável;

  • Caso a despesa que está a criar seja imputável ao proprietário, ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) e defina em que percentagem;

  • Clique em Gravar para proceder com a criação da despesa.

As despesas recorrentes são uma ótima forma de proceder à criação massiva de despesas, de valor fixo, que se repetem ao longo do tempo. Para proceder à sua criação deverá seguir os passos indicados na FAQ 2 e, posteriormente, ativar a recorrência.

Nota: podem ser criadas despesas recorrentes com o recorrência máxima de 5 anos.

Sim. As despesas recorrentes podem ser criadas com as seguintes recorrências:

• Semanal;

• Quinzenal;

• Mensal;

• Bimestral;

• Trimestral;

• Semestral;

• Anual.

Nota: podem ser criadas despesas recorrentes com o recorrência máxima de 5 anos.

Não. Com exceção das despesas criadas de forma automática pelo sistema (FAQ 7) todas as restantes despesas devem ser criadas de forma manual.

Para o cálculo das despesas são contabilizadas todas as despesas criadas de forma automática pelo software (FAQ 7) e todas as despesas criadas de forma manual sejam elas recorrentes, ou não (FAQ 2).

Sim. Mediante as configurações da sua conta Ynnov são criadas as seguintes despesas de forma automática:

• Custo operacional de um serviço adicional (saiba mais no artigo Serviços adicionais);

• Custo dos serviços de manutenção;

• Custo dos serviços de limpeza;

• Taxas e comissões dos canais.

Sim. Sempre que necessário pode proceder à criação de um novo fornecedor para que possa ser associado às suas despesas. Para proceder com a criação de um fornecedor:

• Na sua conta Ynnov aceda ao Menu do utilizador;

• Clique no submenu Configurações;

• Selecione a opção Fornecedores;

• Selecione a propriedade para a qual pretende criar o fornecedor (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Clique no botão + Fornecedor;

• Preencha os seguintes campos:

  • Nome: atribua uma nome ao fornecedor;

  • Segmento: selecione o segmento a que diz respeito o fornecedor. Pode escolher entre os seguintes segmentos:

    • Comissão de pagamento do canal;

    • Comissão de reserva do canal;

    • Manutenção;

    • Serviços adicionais;

    • Limpezas;

    • Check-in;

    • Check-out;

    • Água;

    • Comodidades;

    • Contabilidade;

    • Compras diversas;

    • Decoração;

    • Eletricidade;

    • Extintores;

    • Gás;

    • Lavandaria;

    • Produtos de limpeza;

    • Rendas;

    • Salários;

    • Seguros;

    • Segurança;

    • Telecomunicações;

    • Material de escritório;

    • Condomínio;

    • Administrativo

    • Outros;

  • Categoria: mediante o segmento escolhido, selecione qual a categoria (apenas válido se escolheu o segmento Manutenção);

  • NIF: preencha com o número de contribuinte do fornecedor;

  • Empresa: indique o nome fiscal da empresa do fornecedor;

  • Telefone: preencha com o contacto telefónico do fornecedor;

  • Email: preencha com o endereço de email do fornecedor;

  • Selecione qual o utilizador Ynnov deve ficar associado ao fornecedor que está a criar (apenas válido se escolheu o segmento Manutenção);

  • Ative o sistema de notificações (caso de trate de um fornecedor para o segmento Manutenção;

    • Ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) dos momentos em que pretende que o fornecedor de serviços de manutenção seja notificado. Poderá escolher os seguintes momentos:

      • Novo serviço criado;

      • Serviço foi editado;

      • Serviço foi eliminado;

    • Poderá escolher enviar a notificação por SMS ou email. Se escolheu a opção SMS tenha em conta que lhe serão descontadas SMS do crédito que tem disponível na sua conta;

    • Após a escolha da forma de comunicação, deverá preencher com a comunicação que pretende que seja enviada. Para personalizar a sua comunicação poderá clicar no campo Códigos. No campo, poderá escolher os seguintes campos de preenchimento automárico:

      • Nome do fornecedor;

      • Nome do serviço;

      • Descrição;

      • Prioridade;

      • Data de conclusão;

      • Alojamento;

  • Clique em Gravar;

• A partir deste momento o fornecedor foi criado e poderá associado às despesas que criar.

Sim. Para o fazer deverá personalizar a sua pesquisa recorrendo aos Filtros:

• Na sua Ynnov, aceda ao menu Finanças (menu da barra lateral);

• Aceda a submenu Despesas;

• Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Clique no botão Filtros;

• Desative o switcher (deverá ficar cinza claro) no campo Mostrar valores com IVA incluído;

• Clique em Aplicar;

• Os valores apresentados neste submenu serão apresentados sem IVA.

Sim. A qualquer momento pode exportar a informação presente na tabela das Despesas. Para o fazer:

• Na sua conta Ynnov, aceda ao menu Finanças (menu da barra lateral);

• Aceda ao submenu Despesas;

• Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Recorra aos filtros para personalizar a sua pesquisa;

• Na tabela, clique nos ícones de exportação presentes no canto superior direito;

• O relatório sobre as despesas será gerado e descarregado, de forma automática para o seu computador.

Sim. Para o fazer:

• Na sua conta Ynnov, aceda ao menu Finanças (menu da barra lateral);

• Aceda ao submenu Despesas;

• Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Recorra aos filtros para identificar a receita que pretende editar;

• Clique no ícone ⋮ associado à respetiva despesa;

• Clique no botão Editar;

• Proceda às alterações necessárias;

• Clique em Gravar.

Sim. Para o fazer:

• Na sua conta Ynnov, aceda ao menu Finanças (menu da barra lateral);

• Aceda ao separador Despesas;

• Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Recorra aos filtros para identificar a despesa que pretende eliminar;

• Clique no ícone ⋮ associado à respetiva despesa;

• Clique no botão Eliminar;

• Confirme a sua ação clicando em Sim.

Nota: apenas é possível eliminar uma despesa que tenha sido criada de forma manual.