Despesas

No submenu Despesas pode encontrar os valores associados aos custos operacionais do seu negócio. Na página irá conseguir visualizar a seguinte informação: Gráfico a demonstrar o valor total das despesas mensais para o período de tempo selecionado; Gráfico a demonstrar o valor das despesas por fonte; Gráfico a demonstrar o valor das despesas por serviços adicionais prestados; Gráfico a demonstrar o valor das despesas por tipos de serviço de limpeza; Gráfico a demonstrar o valor das despesas por categoria de manutenção; Gráfico a demonstrar o valor das despesas por fornecedor; Tabela a apresentar as despesas de forma detalhada, onde é possível encontrar: Tipo de despesa (manual, automática ou importada); Data da despesa; Reserva a que a despesa está associada (quando aplicável); Alojamento ao qual a despesa está associada (quando aplicável); Nome da despesa; Segmento da despesa; Fornecedor responsável pela prestação da despesa; Valor associado à despesa; Ficheiros multimédia associados (quando aplicável); Menu de ações rápidas onde é possível: Editar uma despesa; Eliminar uma despesa (caso se trate de uma receita criada de forma manual ou importada). Nota: apenas é possível eliminar uma despesa que tenha sido criada de forma manual.

A qualquer momento pode proceder à criação de uma despesa dentro do submenu Despesas do menu Finanças. Para o fazer: Na sua conta Ynnov, aceda ao menu Finanças (menu da barra lateral); Clique para aceder ao submenu Despesas; Clique no botão + Despesa; Preencha os campos selecionados: Propriedade: selecione a propriedade para a qual pretender criar a despesa (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Alojamento: a qual alojamento diz respeito a despesa. Caso não esteja associada a nenhum alojamento, deve ser selecionada a opção despesas gerais de alojamento; Segmento: qual o segmento da despesa; Nome: atribua um nome à despesa; Data: data que deve ficar associada à criação da despesa; Recorrência: ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) se pretender criar uma despesa recorrente; Selecione uma opção mediante as periodicidades disponíveis: Semanal; Quinzenal; Mensal; Bimestral; Trimestral; Semestral; Anual; Repete-se até: defina a data de término (pode selecionar um período até 5 anos no futuro); Fornecedor: defina o fornecedor responsável pela despesa; Número da fatura: preencha com o número da fatura; Custo: defina da despesa que está a criar; Taxa de IVA: preencha com a taxa de IVA aplicável; Caso a despesa que está a criar seja imputável ao proprietário, ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) e defina em que percentagem; Caso pretenda, associe um ficheiro multimédia: Clique no ícone + ; Na janela que abre: Insira o ficheiro pretendido (imagem, vídeo ou PDF), arrastando o mesmo para a janela ou clicando e selecionando o ficheiro no seu computador/dispositivo; Em Descrição, insira uma descrição do ficheiro que está a carregar; Clique em Gravar; Clique em Gravar para proceder com a criação da despesa. Para que a inclusão de ficheiros multimédia seja possível, é necessário que exista espaço de armazenamento disponível na sua conta Ynnov. Saiba mais no artigo Armazenamento.

As despesas recorrentes são uma ótima forma de proceder à criação massiva de despesas, de valor fixo, que se repetem ao longo do tempo. Para proceder à sua criação deverá seguir os passos indicados na FAQ 2 e, posteriormente, ativar a recorrência. Nota: podem ser criadas despesas recorrentes com o recorrência máxima de 5 anos.

Sim. As despesas recorrentes podem ser criadas com as seguintes recorrências: Semanal; Quinzenal; Mensal; Bimestral; Trimestral; Semestral; Anual. Nota: podem ser criadas despesas recorrentes com o recorrência máxima de 5 anos.

Sim. Além das despesas criadas manualmente (FAQ 2) e das que são criadas de forma automática pelo sistema (FAQ 7), também é possível fazer a importação de uma lista de despesas para o sistema. A importação tem de ser feita usando o ficheiro próprio para o efeito, que é gerado pela Ynnov. Para importar uma lista de despesas siga estes passos: Passo 1 - Download do ficheiro de importação: Na sua conta Ynnov, aceda ao menu Finanças (menu da barra lateral); Aceda ao separador Despesas; Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Clique no ícone ⌄ (seta para baixo), à direita do botão + Despesa; Selecione a opção Download do modelo; O ficheiro será descarregado para o seu computador; Passo 2 - Preenchimento do ficheiro de importação: Aceda ao ficheiro no seu computador; No documento, leia atentamente a informação apresentada no separador Instruções: Nota: A importação da informação só será possível se forem cumpridas todas as regras indicadas nesse separador; Preencha no separador Importação de despesas todas as despesas que pretende importar; Grave as alterações realizadas ao ficheiro; Passo 3 - Upload do ficheiro de importação: Na sua conta Ynnov, aceda ao menu Finanças (menu da barra lateral); Aceda ao separador Despesas; Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Clique no ícone ⌄ (seta para baixo), à direita do botão + Despesa; Selecione a opção Importar despesas; Arraste o ficheiros excel da importação para o retângulo assinalado com Arraste o ficheiro Excel para aqui ou clique para selecioná-lo do computador; Vai conseguir ver uma pré-visualização das primeiras linhas do ficheiro carregado; Clique no botão Seguinte; No campo Formato de data utilizado no ficheiro selecione o formato aplicável; Mantenha a seleção ativa no campo Ignorar linha de exemplo (linha imediatamente após o cabeçalho) para que esta linha não seja importada; Confirme a correcta correspondência entre os alojamentos e segmentos listados no ficheiro e na sua propriedade Ynnov. Se necessário, faça as devidas correcções; Clique no botão Seguinte; Confirme se tudo está como pretendido e, se sim, clique em Importar receitas. A importação será iniciada. Este processo pode demorar alguns minutos. Quando a importação for concluída com sucesso, irá ser notificado.

Para o cálculo das despesas são contabilizadas todas as despesas criadas de forma automática pelo software (FAQ 7), todas as despesas importadas (FAQ 5) e todas as despesas criadas de forma manual sejam elas recorrentes, ou não (FAQ 2).

Sim. Mediante as configurações da sua conta Ynnov são criadas as seguintes despesas de forma automática: Custo operacional de um serviço adicional (saiba mais no artigo Serviços adicionais); Custo dos serviços de manutenção; Custo dos serviços de limpeza; Taxas e comissões dos canais.

Sim. Sempre que necessário pode proceder à criação de um novo fornecedor para que possa ser associado às suas despesas. Para proceder com a criação de um fornecedor: Na sua conta Ynnov aceda ao Menu do utilizador; Clique no submenu Configurações; Selecione a opção Fornecedores; Selecione a propriedade para a qual pretende criar o fornecedor (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Clique no botão + Fornecedor; Preencha os seguintes campos: Nome: atribua uma nome ao fornecedor; Segmento: selecione o segmento a que diz respeito o fornecedor. Pode escolher entre os seguintes segmentos: Comissão de pagamento do canal; Comissão de reserva do canal; Manutenção; Serviços adicionais; Limpezas; Check-in; Check-out; Água; Comodidades; Contabilidade; Compras diversas; Decoração; Eletricidade; Extintores; Gás; Lavandaria; Produtos de limpeza; Rendas; Salários; Seguros; Segurança; Telecomunicações; Material de escritório; Condomínio; Administrativo Outros; Categoria: mediante o segmento escolhido, selecione qual a categoria (apenas válido se escolheu o segmento Manutenção); NIF: preencha com o número de contribuinte do fornecedor; Empresa: indique o nome fiscal da empresa do fornecedor; Telefone: preencha com o contacto telefónico do fornecedor; Email: preencha com o endereço de email do fornecedor; Selecione qual o utilizador Ynnov deve ficar associado ao fornecedor que está a criar (apenas válido se escolheu o segmento Manutenção); Ative o sistema de notificações (caso de trate de um fornecedor para o segmento Manutenção; Ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) dos momentos em que pretende que o fornecedor de serviços de manutenção seja notificado. Poderá escolher os seguintes momentos: Novo serviço criado; Serviço foi editado; Serviço foi eliminado; Poderá escolher enviar a notificação por SMS ou email. Se escolheu a opção SMS tenha em conta que lhe serão descontadas SMS do crédito que tem disponível na sua conta; Após a escolha da forma de comunicação, deverá preencher com a comunicação que pretende que seja enviada. Para personalizar a sua comunicação poderá clicar no campo Códigos. No campo, poderá escolher os seguintes campos de preenchimento automárico: Nome do fornecedor; Nome do serviço; Descrição; Prioridade; Data de conclusão; Alojamento; Clique em Gravar; A partir deste momento o fornecedor foi criado e poderá associado às despesas que criar.

Sim. Para o fazer deverá personalizar a sua pesquisa recorrendo aos Filtros: Na sua Ynnov, aceda ao menu Finanças (menu da barra lateral); Aceda a submenu Despesas; Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Clique no botão Filtros; Desative o switcher (deverá ficar cinza claro) no campo Mostrar valores com IVA incluído; Clique em Aplicar; Os valores apresentados neste submenu serão apresentados sem IVA.

Sim. A qualquer momento pode exportar a informação presente na tabela das Despesas. Para o fazer: Na sua conta Ynnov, aceda ao menu Finanças (menu da barra lateral); Aceda ao submenu Despesas; Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Recorra aos filtros para personalizar a sua pesquisa; Na tabela, clique nos ícones de exportação presentes no canto superior direito; O relatório sobre as despesas será gerado e descarregado, de forma automática para o seu computador.

Sim. Para o fazer: Na sua conta Ynnov, aceda ao menu Finanças (menu da barra lateral); Aceda ao submenu Despesas; Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Recorra aos filtros para identificar a receita que pretende editar; Clique no ícone ⋮ associado à respetiva despesa; Clique no botão Editar; Proceda às alterações necessárias; Clique em Gravar.

Caso se trate de uma despesa inserida manualmente ou importada, sim, é possível eliminá-la. Para o fazer, siga estes passos: Na sua conta Ynnov, aceda ao menu Finanças (menu da barra lateral); Aceda ao separador Despesas; Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Recorra aos filtros para identificar a despesa que pretende eliminar; Clique no ícone ⋮ associado à respetiva despesa; Clique no botão Eliminar; Confirme a sua ação clicando em Sim. No caso específico das despesas importadas, é ainda possível eliminá-las em massa. Para o fazer: Na sua conta Ynnov, aceda ao menu Finanças (menu da barra lateral); Aceda ao separador Despesas; Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Clique no ícone ⌄ (seta para baixo), à direita do botão + Despesa; Selecione a opção Eliminar registos importados; Na secção Despesas, selecione as despesas que pretende apagar, clicando no quadrado no início das linhas pretendidas; Nota: Caso pretenda apagar todas as despesas importadas de uma vez, clique no quadrado no início da linha de título das colunas. Isso irá selecionar todos os registos importados de uma vez só; Clique no botão Eliminar selecionados. Nota: Não é possível eliminar despesas que tenham sido criadas de forma automática.

Sim, é possível associar ficheiros multimédia (imagens, vídeos ou PDF) às suas despesas em dois momentos distintos: Ao criar uma despesa; Ao editar uma despesa criada manualmente. Os ficheiros que pode associar devem cumprir os seguintes requisitos: Formato: .PNG, .JPG, .MP4, .MOV, .WEBM, .PDF; Tamanho: máximo de 5 MB. Para associar um ficheiro multimédia a uma despesa, siga estes passos: Crie a sua despesa ou, caso a mesmo já exista, aceda à despesa pretendida, no submenu Despesas; Em Ficheiro multimédia: Clique no ícone + ; Na janela que abre: Insira o ficheiro pretendido (imagem, vídeo ou PDF), arrastando o mesmo para a janela ou clicando e selecionando o ficheiro no seu computador/dispositivo; Em Descrição, insira uma descrição do ficheiro que está a carregar; Clique em Gravar; Não se esqueça de gravar as alterações antes de sair da janela da despesa. Para que a inclusão de ficheiros multimédia seja possível, é necessário que exista espaço de armazenamento disponível na sua conta Ynnov. Saiba mais no artigo Armazenamento.

É possível associar três tipos de ficheiros multimédia a despesas: Imagens; Vídeos; PDF. Os ficheiros que pode associar devem cumprir os seguintes requisitos: Formato: .PNG, .JPG, .MP4, .MOV, .WEBM, .PDF; Tamanho: máximo de 5 MB. Saiba em que momentos pode associar ficheiros multimédia a despesas na FAQ 13. Para que a inclusão de ficheiros multimédia seja possível, é necessário que exista espaço de armazenamento disponível na sua conta Ynnov. Saiba mais no artigo Armazenamento.

Pode consultar os ficheiros multimédia associados a uma despesa nos seguintes locais: Na lista de despesas: Aceda ao submenu Despesas, dentro do menu Finanças; Na lista, identifique a despesa pretendida (pode usar os Filtros, para filtrar a informação apresentada); Na linha do serviço pretendido, clique no ícone dos ficheiros multimédia (mesmo antes do botão ícone ⋮ ); Caso haja ficheiros carregados, vai abrir uma janela pop-up com: Pré-visualização dos ficheiros; Etiqueta que identifica em que momento o ficheiro foi inserido (criação ou conclusão); Possibilidade de visualizar a descrição associada (ponha o cursor sobre o ícone da nota); Possibilidade de download do ficheiro. Na própria despesa: Aceda à despesa pretendida, no submenu Despesas; Caso haja ficheiros carregados, os mesmos estarão disponíveis para consulta no campo Ficheiros multimédia; Clique no ficheiro para pré-visualizá-lo. Vai abrir uma janela pop-up com: Pré-visualização dos ficheiros; Etiqueta que identifica em que momento o ficheiro foi inserido (criação ou conclusão); Possibilidade de visualizar a descrição associada (ponha o cursor sobre o ícone da nota); Possibilidade de download do ficheiro.

Caso esteja a tentar gravar ficheiros associados a uma despesa e já não tenha espaço de armazenamento suficiente para gravar os mesmos, irá surgir um aviso a notificá-lo. Quando isso acontecer, para poder gravar o registo, terá de remover ficheiros até que os mesmos atinjam um tamanho que caiba no espaço livre existente (que lhe é indicado no aviso). Quando atingir a capacidade máxima do seu espaço de armazenamento, deixará de ser possível fazer o upload de novos ficheiros. Para poder continuar a carregar ficheiros tem duas opções: Libertar espaço de armazenamento (saiba como na FAQ 7 do artigo Armazenamento); Adicionar mais espaço de armazenamento (saiba como na FAQ 8 do artigo Armazenamento).

A sua subscrição Ynnov inclui um espaço de armazenamento delimitado, para que possa fazer o upload de ficheiros de imagem, vídeo ou documentos em diversas áreas da sua plataforma. Além do espaço de armazenamento predefinido da sua conta, pode ainda adquirir espaço adicional, caso considere necessário. Para que a inclusão de ficheiros multimédia seja possível, é necessário que exista espaço de armazenamento disponível na sua conta Ynnov. Saiba mais no artigo Armazenamento.