Emitir/Consultar documentos

Emitir uma fatura de uma reserva sem sequer sair da plataforma Ynnov é um processo simples. As faturas são rapidamente geradas e vêm já pré-preenchidas com a informação da reserva. Caso pretenda, pode editar manualmente a fatura e alterar quaisquer campos antes de a emitir.

Pode emitir as faturas das reservas em várias áreas da plataforma Ynnov:

• No Painel 360º:

  • Encontre a reserva pretendida nas tabelas (in-house, check-in ou check-out);

  • Clique no ícone ⋮ no menu de ações rápidas associado à respetiva reserva;

  • Clique em Emitir fatura;

  • No campo Tipo, selecione Fatura ou Fatura-recibo;

  • Se pretender, faça as alterações necessárias;

  • Clique no botão Emitir.

• No mapa de reservas (menu Reservas, separador Mapa):

  • Encontre a reserva pretendida;

  • Clique no ícone ⋯ associado à reserva;

  • Selecione a opção Emitir fatura;

  • No campo Tipo, selecione Fatura ou Fatura-recibo;

  • Se pretender, faça as alterações necessárias;

  • Clique no botão Emitir.

• Na lista de reservas (menu Reservas, separador Lista):

  • Encontre a reserva pretendida;

  • Clique no ícone ⋮ no menu de ações rápidas associado à respetiva reserva;

  • Selecione a opção Emitir fatura;

  • No campo Tipo, selecione Fatura ou Fatura-recibo;

  • Se pretender, faça as alterações necessárias;

  • Clique no botão Emitir.

• No submenu Check-in/out do menu Tarefas;

  • Aceda ao submenu Check-in/out;

  • No respetivo submenu encontre a reserva para a qual pretende emitir a fatura;

  • Clique no ícone ⋮ no menu de ações rápidas associado à respetiva reserva;

  • Selecione a opção Emitir fatura;

  • No campo Tipo, selecione Fatura ou Fatura-recibo;

  • Se pretender, faça as alterações necessárias;

  • Clique no botão Emitir.

• Na ficha da reserva:

  • Entre na ficha da reserva pretendida;

  • Na barra de ações, lado direito do ecrã, procure pelo botão Emitir fatura;

  • No campo Tipo, selecione Fatura ou Fatura-recibo;

  • Se pretender, faça as alterações necessárias;

  • Clique no botão Emitir.

• No menu Faturação separador Por faturar:

  • Encontre a reserva pretendida;

  • Clique no ícone ⋮ no menu de ações rápidas associado à respetiva reserva;

  • Selecione a opção Emitir fatura;

  • No campo Tipo, selecione Fatura ou Fatura-recibo;

  • Se pretender, faça as alterações necessárias;

  • Clique no botão Emitir.

Sim, pode emitir várias faturas para a mesma reserva. Basta que repita os procedimentos descritos na FAQ 1 e em cada fatura faça os ajustes necessários. Se quiser emitir uma fatura parcial (ou seja de X% do valor de uma reserva), siga os passos indicados na FAQ 17.

Pode usar esta função, por exemplo, numa reserva em que os hóspedes pagaram a meias e querem faturas dos respetivos parciais com os seus dados de faturação. Ou quando adicionar posteriormente outros valores à reserva (serviços adicionais, dias extra, etc).

Sim, pode faturar apenas alguns dos artigos que estão associados à reserva. Para o fazer:

• Siga o procedimento descrito na FAQ 1 até selecionar o tipo de fatura;

• Remova os artigos que não quer faturar, clicando no ícone ⋮ associado ao respetivo artigo e selecione a opção Eliminar item;

• Faça as restantes alterações necessárias;

• Clique no botão Emitir.

Pode, em qualquer altura, criar e emitir as suas faturas diretamente no software YnnovFAT. Basta que:

• Entre no YnnovFAT com os seus dados de login;

• Verifique se todos os artigos que quer faturar estão criados no menu Artigos;

• Clique no menu Faturas;

• Selecione o tipo de documento pretendido (Fatura-recibo, Fatura, etc);

• Carregue na opção Criar nova (Fatura-recibo, Fatura, etc.), no menu à direita;

• Inserir a informação do cliente:

  • Caso o cliente já exista em sistema, basta selecioná-lo;

  • Caso seja um cliente novo, preencha os dados diretamente na fatura e ele será automaticamente criado;

• Acrescente à fatura todos os artigos que pretende faturar;

• Clique na opção Guardar como Rascunho;

• Finalize a fatura para a emitir, clicando na opção Finalizar, no menu à direita.

Para consultar a lista das faturas relativas a reservas da plataforma Ynnov:

• Clique no menu Faturação (menu lateral):

  • Separador Faturado: lista das faturas emitidas relativas a reservas que entraram pela plataforma Ynnov;

  • Separador Por faturar: lista das faturas relativas a valores que ainda estão pendentes.

Qualquer uma destas listas pode ser ordenada por vários campos diferentes e podem ser aplicados filtros.

Para consultar a lista integral de faturas (ou seja, que inclua as faturas emitidas no YnnovFAT), terá de fazer a consulta diretamente no software YnnovFAT.

Diretamente no software YnnovFAT, consegue emitir e exportar:

• Faturas-recibo;

• Faturas;

• Recibos;

• Faturas proforma;

• Notas de crédito;

• Notas de débito;

• Orçamentos;

• Ficheiros SAFT.

Não, o YnnovFAT não limita o número de faturas que pode emitir.

Não. Caso por algum motivo não pretenda emitir fatura de uma determinada reserva, basta que:

• Clique no menu Faturação (menu lateral);

• Clique no separador Por faturar;

• Identifique a reserva pretendida;

• Clique no ícone ⋮ no menu de ações rápidas;

• Selecione a opção Ignorar fatura.

Se existirem na fatura artigos que não estejam devidamente mapeados com o YnnovFAT, o software não lhe vai permitir emitir a fatura e vai apresentar uma mensagem de erro. Terá de fazer o mapeamento antes de prosseguir.

Saiba tudo sobre mapear artigos neste artigo.

Após uma fatura ter sido emitida, não é possível editá-la nem cancelá-la/eliminá-la. O nosso sistema não o permite.

Caso tenha necessidade de fazer alterações posteriormente à emissão de uma fatura ou de cancelar a mesma, terá de emitir uma nota de crédito que anule a fatura em questão e emitir uma nova fatura.

Para emitir uma nota de crédito, terá de utilizar o mesmo software que usou inicialmente para emitir a fatura.

Se emitiu a fatura na plataforma Ynnov:

• Aceda à ficha de reserva da reserva para a qual pretende emitir a nota de crédito;

• Clique no botão Editar;

• Na ficha de reserva, na secção Faturas, identifique a fatura que quer anular;

• Clique no ícone ⋮ do menu de ações rápidas associado à fatura que pretende anular;

• Selecione a opção Emitir nota de crédito;

• Confirme a sua ação clicando em Sim, emitir nota de crédito;

• Será emitida uma nota de crédito da totalidade da fatura selecionada.

Se emitiu a fatura no YnnovFAT:

• Clique no menu Faturas (na barra da esquerda);

• Clique no submenu do tipo de documento que emitiu (Faturas, Faturas/Recibo ou Faturas Simplificadas);

• Clique na fatura que pretende anular;

• Clique na opção Nota de crédito (na barra da direita, em Acertos ao documento);

• O sistema por definição já pré-seleciona todos os artigos da fatura para anular a mesma na sua totalidade;

• Se necessário, faça os ajustes pretendidos;

• Clique no botão Guardar como rascunho;

• Selecione a opção Finalizar, no canto superior direito, para emitir o documento.

Esta opção está apenas disponível para faturas que sejam criadas diretamente no YnnovFAT. Nesse software tem a possibilidade de criar uma fatura, sem a submeter, e esta fica guardada. Enquanto não a submeter ela continua a poder ser alterada. A partir do momento em que a submeter, o documento foi finalizado e emitido e não pode mais ser alterado.

Na plataforma Ynnov, não tem esta opção, os documentos ou são validados ou se os cancelar sem validar não ficam guardados.

Não, o envio do ficheiro SAF-T não é feito de forma automática. Terá de o gerar/exportar no software de faturação (YnnovFAT) e submeter esse ficheiro no portal e-Fatura. Consulte a FAQ 14 para saber como exportar o ficheiro SAF-T.

Nota: Embora o envio do ficheiro SAF-T, para a Autoridade Tributária, não seja automático, é possível enviá-lo, automaticamente para o endereço de email do seu contabilista. Saiba como na FAQ 15.

Para gerar/exportar o ficheiro SAFT, siga os seguintes passos:

• Entre no software YnnovFAT;

• Clique no menu SAF-T (barra azul escura da esquerda);

• No campo Período, selecione o período pretendido;

• Clique no botão Exportar SAF-T.

O ficheiro será automaticamente descarregado para o seu computador. Deverá depois carregá-lo no portal do e-Fatura.

Nota: Embora o envio do ficheiro SAF-T, para a Autoridade Tributária, não seja automático, é possível enviá-lo, automaticamente para o endereço de email do seu contabilista. Saiba como na FAQ 15.

Sim. Para enviar, de forma automática, o ficheiro SAF-T para o endereço de email do seu contabilista deve:

• Aceder à sua conta Ynnov;

• No Menu do utilizador, aceder ao submenu Configurações;

• Na Faturação, encontre a secção Preferências de faturação;

• Ative o switcher do campo Enviar mensalmente o ficheiro SAF-T para o contabilista (por email) (o switcher deverá ficar cinza escuro);

• Selecione em que dia do mês o ficheiro SAF-T deverá ser gerado e enviado para o seu contabilista;

• Insira o endereço de email para o qual deve ser enviado o ficheiro SAF-T. Pode inserir até 3 endereços de email, separados por vírgulas;

• Clique no botão Gravar no canto inferior direito da secção.

A partir deste momento, todos os meses, no dia selecionado na opção acima, o ficheiro SAF-T do mês anterior será enviado por email para os endereços que registar.

Nota: Mesmo que ative esta opção, continua a ser necessário que submeta manualmente o seu ficheiro SAF-T no portal do e-Fatura todos os meses. Tratam-se de operações distintas e não relacionadas.

Pode alterar o nome do artigo diretamente no software de faturação:

• Aceda ao YnnovFAT;

• Clique no menu Artigos (barra azul escura da esquerda);

• Identifique o artigo pretendido;

• Para entrar no artigo, clique no código do artigo, na coluna Código;

• No campo Nome, altere para o nome pretendido;

• Clique no botão Atualizar.

Sim, é possível e é um processo simples. Para emitir uma fatura de apenas uma percentagem do valor da reserva deve:

• Aceder à plataforma Ynnov;

• Aceder à ficha de reserva da reserva para a qual pretende emitir apenas uma percentagem da fatura;

• Na ficha de reserva, clicar no botão Emitir fatura;

• Selecionar o tipo de fatura (Fatura-recibo, Fatura);

• No campo A faturar, selecionar a percentagem pretendida (os valores são atualizados automaticamente);

• Clicar no botão Emitir.

As faturas do YnnovFAT apenas podem ser impressas em formato A4. O programa não é compatível com impressoras de talões.

Quando cria uma nova fatura no YnnovFAT e insere um artigo, pode alterar o valor desse artigo de duas formas:

• Alterar a quantidade do artigo:

  • Na coluna Qtd., fazer duplo clique em cima da quantidade desse artigo;

  • Alterar para a quantidade pretendida;

  • Clicar no enter.

• Alterar o preço do artigo:

  • Na coluna Preço, fazer duplo clique em cima do preço desse artigo;

  • Alterar para o preço pretendido;

  • Clicar no enter.

O valor contabilizado para o SAF-T será sempre o valor total emitido, com a soma das diferentes parcelas. No entanto, devido à existência de reservas que incluem vários alojamentos, existem parcelas variáveis que precisam de ser divididas pelos vários alojamentos e os vários dias da reserva (por exemplo, taxas de limpeza). Nesses casos, o valor total irá aparecer dividido pelo número de alojamentos associados à reserva. Por exemplo, uma reserva com total de 300€ com 3 alojamentos irá aparecer com 100€ em cada alojamento.

Esta divisão permite simplificar a atribuição das parcelas variáveis. No entanto, os valores totais são sempre os corretos.

Sugerimos um procedimento usado por vários dos nossos clientes.

No Menu do utilizador, aceda às Configurações, clique na opção Serviços e crie um novo serviço. Dê-lhe um nome como Taxa de cancelamento ou algo semelhante, defina a taxa de IVA como 0% e defina que este serviço deverá ficar oculto no motor de reservas e no formulário de check-in online.

Quando uma for reserva cancelada, poderá inserir este serviço adicional na reserva (editar o valor se necessário) e alterar o valor da estadia para 0€. Assim, quando emitir a fatura, apenas será cobrado o valor da taxa de cancelamento com IVA a 0%.