Preenchimento automatizado (concierge)

O procedimento automatizado da comunicação dos seus hóspedes estrangeiros à AIMA é o seguinte:

• Sempre que é criada uma reserva, independentemente da origem, o software gera automaticamente um link único para o portal do concierge (este link pode ser encontrado na ficha de reserva, separador Reserva em Concierge;

• Comunique o link ao hóspede e solicite o seu preenchimento antecipado (consulte a FAQ 7 para saber como pode fazê-lo);

• O hóspede recebe a comunicação, preenche e submete o formulário;

• Uma vez submetido o formulário, o registo vai-lhe aparecer listado na plataforma Ynnov, a aguardar verificação;

• Vá ao menu Tarefas → submenu Boletins AIMA → separador Por verificar;

• Entre no registo e confirme se a informação está correta (consulte a FAQ 8 para saber como verificar os registos):

  • Se sim, verifique os vários hóspedes um a um;

  • Se não, faça as correções necessárias, guarde e verifique;

• A partir do momento que os registos estiverem verificados, o software da Ynnov vai enviar automaticamente à AIMA os boletins no dia a seguir à data do check-in, bem como as alterações que possam ocorrer posteriormente. Após o envio das comunicações e a verificação da AIMA:

  • Se estiver tudo ok, os registos vão ficar assinalados como comunicados (bandeira verde);

  • Se houver algum erro no preenchimento, a AIMA irá enviar-lhe um email a notificá-lo, assim como receberá um alerta de erro no seu Assistente Ynnov.

Para saber mais sobre o significado das cores das bandeiras nos registos da AIMA, consulte a FAQ 5 do artigo Boletins AIMA. Se tiver algum registo assinalado com a bandeira azul há mais de 72 horas depois da data do check-in, consulte a FAQ 6 do artigo Boletins AIMA para saber como proceder.

Nota: Se não quiser ter que efetuar o passo da verificação manualmente, tem a possibilidade de alterar esta configuração. Para o fazer:

• Clique no Menu do utilizador;

• Selecione o submenu Configurações;

• Na opção Concierge;

• Clique no switcher para ativar a opção Verificar automaticamente o boletim AIMA quando é submetido no portal do concierge (ficará a cinza escuro se estiver ativo).

Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para o menu Tarefas → submenu Boletins AIMA → separador Boletins AIMA e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que, ao ativar esta funcionalidade, as informações serão enviadas para a AIMA tal e qual o hóspede as preencheu.

O portal do concierge é gerado automaticamente pelo nosso sistema. 

Sempre que é criada uma nova reserva, independentemente da sua origem (canais de distribuição, motor de reservas, manual…), é gerado automaticamente um link único para um portal do concierge, que fica disponível na respetiva ficha de reserva. O portal está sempre ajustado, por definição, ao número de hóspedes incluídos na reserva, com campos individuais para o preenchimento de cada hóspede.

Pode encontrar o portal do concierge na respetiva ficha da reserva que lhe está associada:

• No Painel 360º (tabela de In-house, Check-ins, ou Check-outs)

  • Identifique a reserva pretendida;

  • Clique no ID da reserva (retângulo azul na primeira coluna);

  • Na ficha de reserva, aceda ao separador Reserva → Concierge;

• No menu Reservas separador Lista;

  • Identifique a reserva pretendida;

  • Clique no ID da reserva (retângulo azul na primeira coluna);

  • Na ficha de reserva, aceda ao separador Reserva → Concierge;

• No menu Reservas, separador Mapa;

  • Identifique a reserva pretendida;

  • Clique no ícone ⋯ associado à reserva;

  • Selecione a opção Editar reserva;

  • Na ficha de reserva, aceda ao separador Reserva → Concierge;

• Na App:

  • No menu Reservas;

  • Identifique a reserva pretendida;

  • Clique na reserva.

Assim que encontrar o link para o portal do concierge na ficha de reserva, poderá:

• Copiar o link;

• Consultar o formulário carregando em cima do próprio link (na versão web) ou copiando e colando no browser do seu telemóvel (na APP).

Tem também a possibilidade de encontrar o portal do concierge diretamente no menu Concierge. Para o fazer:

• Na sua conta Ynnov, aceda ao menu Concierge;

• Na barra de pesquisa, encontre o portal do concierge pesquisando pelo ID da reserva ou pelo nome do hóspede;

• Na respetiva linha do portal do concierge, clique em Abrir URL.

O portal do concierge está divido em quatro diferentes áreas:

• Check-in online (onde poderá recolher mais informações sobre o seu hóspede e sobre as informações do check-in);

• Serviços adicionais (apresentação dos serviços adicionais disponíveis, criados na conta Ynnov e marcados como visíveis no concierge) para que o hóspedes os possa solicitar, se desejar;

• Boletim AIMA (onde o hóspede poderá preencher com toda a informação necessária para preencher o boletim de alojamento AIMA, para os vários hóspedes incluídos na reserva);

Saiba como deve personalizar o portal do concierge no artigo Concierge.

Sim. No portal do concierge, os campos relativos ao boletim AIMA são de preenchimento obrigatório.

Os restantes dados sobre a estadia podem ser personalizados por si, colocando como obrigatórios campos importantes para si, ou ocultando campos que não sejam do seu interesse disponibilizar. Saiba mais no artigo Concierge.

O formulário abre por definição em inglês, mas pode ser alterado para outros idiomas pelo hóspede, selecionando o idioma pretendido no campo presente no canto superior direito.

Estão disponíveis os seguintes idiomas:

• Português;

• Inglês;

• Francês;

• Espanhol.

Por comunicação automática:

• Clique no menu Mensagens (menu de topo);

• Selecione o separador Email, SMS ou WhatsApp, conforme o pretendido;

• Clique no botão + Modelo;

• Crie o modelo de comunicação de envio do portal do concierge, assegurando-se de que preenche todos os campos e que insere no corpo do texto o campo de preenchimento automático Formulário AIMA/Concierge (carregue no botão Códigos, que está acima do campo do corpo do texto);

• Clique no botão Gravar;

Por outros métodos de comunicação externos ao software Ynnov:

• Identifique a reserva pretendida e copie o link do formulário, seguindo os passos descritos na FAQ 3;

• Envie o link para o hóspede pelo método pretendido.

Apenas uma. Uma vez submetido o boletim AIMA por parte do hóspede, este vai aparecer listado na plataforma Ynnov, no menu Tarefas → submenu Boletins AIMA → separador Por verificar. Esta é a única parte do processo que vai carecer da sua intervenção.

No separador Por verificar, vão estar listados todos os boletins que já foram submetidos pelos seus hóspedes e que ainda não foram verificados por si. Basta que, regularmente, visite esta área e verifique os boletins que estão por verificar. Para saber como fazê-lo, consulte a FAQ 9.

O resto do processo é feito automaticamente pela Ynnov.

Nota: Se não quiser ter que efetuar o passo da verificação manualmente, tem a possibilidade de alterar esta configuração. Para o fazer:

• Clique no Menu do utilizador;

• Selecione o submenu Configurações;

• Na opção Concierge;

• Clique no switcher para ativar a opção Verificar automaticamente o boletim AIMA quando é submetido no portal do concierge (ficará a cinza escuro se estiver ativo).

Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para o menu Tarefas → submenu Boletins AIMA → separador Boletins AIMA e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que, ao ativar esta funcionalidade, as informações serão enviadas para a AIMA tal e qual o hóspede as preencheu.

O processo é simples:

• Clique no menu Tarefas → submenu Boletins AIMA → separador Por verificar;

• Identifique o registo pretendido;

• Clique no ícone ⋮ associado ao registo;

• Selecione a opção Boletim AIMA;

• Clique no ícone em Verificar;

• Os dados do hóspede serão apresentados. Verifique se a informação está toda correta.

  • Se sim, clique em Verificar;

  • Se detetar informação incorreta:

    • Faça a correção;

    • Clique no botão Verificar;

• Repita o processo para os restantes hóspedes da reserva.

O resto do processo é feito automaticamente pela Ynnov.

Nota: Se não quiser ter que efetuar o passo da verificação manualmente, tem a possibilidade de alterar esta configuração. Para o fazer:

• Clique no Menu do utilizador;

• Selecione o submenu Configurações;

• Na opção Concierge;

• Clique no switcher para ativar a opção Verificar automaticamente o boletim AIMA quando é submetido no portal do concierge (ficará a cinza escuro se estiver ativo).

Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para o menu Tarefas → submenu Boletins AIMA → separador Boletins AIMA e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que, ao ativar esta funcionalidade, as informações serão enviadas para a AIMA tal e qual o hóspede as preencheu.

O software Ynnov procede à atualização do boletim de alojamento na AIMA. Consulte a FAQ 2 do artigo Boletins AIMA para saber como proceder em caso de alterações.

Para saber como corrigir um boletim da AIMA, consulte a FAQ 7 do artigo Boletins AIMA.

Se não quiser ter que efetuar o passo da verificação manualmente, tem a possibilidade de alterar esta configuração. Para o fazer:

• Clique no Menu do utilizador;

• Selecione o submenu Configurações;

• Na opção Concierge;

• Clique no switcher para ativar a opção Verificar automaticamente o boletim AIMA quando é submetido no portal do concierge (ficará a cinza escuro se estiver ativo).

Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para o menu Tarefas → submenu Boletins AIMA → separador Boletins AIMA e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que, ao ativar esta funcionalidade, as informações serão enviadas para a AIMA tal e qual o hóspede as preencheu.