Preenchimento automatizado (concierge)

O procedimento automatizado da comunicação dos seus hóspedes estrangeiros à AIMA é o seguinte:

• Sempre que é criada uma reserva, independentemente da origem, o software gera automaticamente um link único para o portal do concierge (este link pode ser encontrado na ficha de reserva, separador Reserva em Concierge;

• Comunique o link ao hóspede e solicite o seu preenchimento antecipado (consulte a FAQ 7 para saber como pode fazê-lo);

• O hóspede recebe a comunicação, preenche e submete o formulário;

• Uma vez submetido o formulário, o registo vai-lhe aparecer listado na plataforma Ynnov, a aguardar verificação;

• Vá ao menu Tarefas → submenu Boletins AIMA → separador Por verificar;

• Entre no registo e confirme se a informação está correta (consulte a FAQ 8 para saber como verificar os registos):

  • Se sim, verifique os vários hóspedes um a um;

  • Se não, faça as correções necessárias, guarde e verifique;

• A partir do momento que os registos estiverem verificados, o software da Ynnov vai enviar automaticamente à AIMA os boletins no dia a seguir à data do check-in, bem como as alterações que possam ocorrer posteriormente. Após o envio das comunicações e a verificação da AIMA:

  • Se estiver tudo ok, os registos vão ficar assinalados como comunicados (bandeira verde);

  • Se houver algum erro no preenchimento, a AIMA irá enviar-lhe um email a notificá-lo, assim como receberá um alerta de erro no seu Assistente Ynnov.

Para saber mais sobre o significado das cores das bandeiras nos registos da AIMA, consulte a FAQ 5 do artigo Boletins AIMA. Se tiver algum registo assinalado com a bandeira azul há mais de 72 horas depois da data do check-in, consulte a FAQ 6 do artigo Boletins AIMA para saber como proceder.

Para recolher os dados da AIMA através do Portal do concierge terá de ter configurado como ativo o separador Boletim AIMA, para este estar visível para os seus hóspedes. Saiba mais como configurar os separadores do concierge nas FAQs 6 e 7 do artigo Configurações do portal do concierge.

Nota: Se não quiser ter que efetuar o passo da verificação manualmente, tem a possibilidade de alterar esta configuração. Para o fazer:

• Clique no Menu do utilizador;

• Selecione o submenu Configurações;

• Na opção Concierge;

• Clique no switcher para ativar a opção Verificar automaticamente o boletim AIMA quando é submetido no portal do concierge (ficará a cinza escuro se estiver ativo).

Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para o menu Tarefas → submenu Boletins AIMA → separador Boletins AIMA e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que, ao ativar esta funcionalidade, as informações serão enviadas para a AIMA tal e qual o hóspede as preencheu.

O portal do concierge é gerado automaticamente pelo nosso sistema. 

Sempre que é criada uma nova reserva, independentemente da sua origem (canais de distribuição, motor de reservas, manual…), é gerado automaticamente um link único para um portal do concierge, que fica disponível na respetiva ficha de reserva. O portal está sempre ajustado, por definição, ao número de hóspedes incluídos na reserva, com campos individuais para o preenchimento de cada hóspede.

Para recolher os dados da AIMA através do Portal do concierge terá de ter configurado como ativo o separador Boletim AIMA, para este estar visível para os seus hóspedes. Saiba mais como configurar os separadores do concierge nas FAQs 6 e 7 do artigo Configurações do portal do concierge.

Pode encontrar o portal do concierge na respetiva ficha da reserva que lhe está associada:

• No Painel 360º (tabela de In-house, Check-ins, ou Check-outs)

  • Identifique a reserva pretendida;

  • Clique no ID da reserva (retângulo azul na primeira coluna);

  • Na ficha de reserva, aceda ao separador Reserva → Concierge;

• No menu Reservas separador Lista;

  • Identifique a reserva pretendida;

  • Clique no ID da reserva (retângulo azul na primeira coluna);

  • Na ficha de reserva, aceda ao separador Reserva → Concierge;

• No menu Reservas, separador Mapa;

  • Identifique a reserva pretendida;

  • Clique no ícone ⋯ associado à reserva;

  • Selecione a opção Editar reserva;

  • Na ficha de reserva, aceda ao separador Reserva → Concierge;

• Na App:

  • No menu Reservas;

  • Identifique a reserva pretendida;

  • Clique na reserva.

Assim que encontrar o link para o portal do concierge na ficha de reserva, poderá:

• Copiar o link;

• Consultar o formulário carregando em cima do próprio link (na versão web) ou copiando e colando no browser do seu telemóvel (na APP).

Tem também a possibilidade de encontrar o portal do concierge diretamente no menu Concierge. Para o fazer:

• Na sua conta Ynnov, aceda ao menu Concierge;

• Na barra de pesquisa, encontre o portal do concierge pesquisando pelo ID da reserva ou pelo nome do hóspede;

• Na respetiva linha do portal do concierge, clique em Abrir URL.

O portal do concierge está divido em quatro diferentes áreas:

• Check-in online (onde poderá recolher mais informações sobre o seu hóspede e sobre as informações do check-in);

• Serviços adicionais (apresentação dos serviços adicionais disponíveis, criados na conta Ynnov e marcados como visíveis no concierge) para que o hóspedes os possa solicitar, se desejar;

• Boletim AIMA (onde o hóspede poderá preencher com toda a informação necessária para preencher o boletim de alojamento AIMA, para os vários hóspedes incluídos na reserva);

• Chat (possibilidade de enviar as suas dúvidas e questões ao anfitrião que poderá responder diretamente através da Ynnov, caso tenha o módulo de mensagens premium subscrito).

Saiba como deve personalizar o portal do concierge no artigo Concierge.

Para recolher os dados da AIMA através do Portal do concierge terá de ter configurado como ativo o separador Boletim AIMA, para este estar visível para os seus hóspedes. Saiba mais como configurar os separadores do concierge nas FAQs 6 e 7 do artigo Configurações do portal do concierge.

Sim. Caso tenha ativo o separador Boletim AIMA no portal do concierge, os campos relativos ao boletim AIMA são de preenchimento obrigatório, mas apenas para o primeiro hóspede.

Em reservas com mais de um hóspede, terá de validar se estão preenchidos os dados dos restantes hóspedes. Se não estiverem, terá de solicitar aos hóspedes que procedam ao seu preenchimento ou então fazer o preenchimento manual junto do seu hóspede no momento do check-in, por exemplo. O portal do concierge é editável, mesmo depois de submetido a primeira vez, até à data do check-out.

Os restantes dados sobre a estadia podem ser personalizados por si, colocando como obrigatórios campos importantes para si, ou ocultando campos que não sejam do seu interesse disponibilizar. Saiba mais no artigo Concierge.

O formulário abre por definição em inglês, mas pode ser alterado para outros idiomas pelo hóspede, selecionando o idioma pretendido no campo presente no canto superior direito.

Estão disponíveis os seguintes idiomas:

• Português;

• Inglês;

• Francês;

• Espanhol.

Por comunicação automática:

• Clique no menu Mensagens (menu de topo);

• Selecione o separador Email, SMS ou WhatsApp, conforme o pretendido;

• Clique no botão + Modelo;

• Crie o modelo de comunicação de envio do portal do concierge, assegurando-se de que preenche todos os campos e que insere no corpo do texto o campo de preenchimento automático Formulário AIMA/Concierge (carregue no botão Códigos, que está acima do campo do corpo do texto);

• Clique no botão Gravar;

Por outros métodos de comunicação externos ao software Ynnov:

• Identifique a reserva pretendida e copie o link do formulário, seguindo os passos descritos na FAQ 3;

• Envie o link para o hóspede pelo método pretendido.

Apenas uma. Uma vez submetido o boletim AIMA por parte do hóspede, este vai aparecer listado na plataforma Ynnov, no menu Tarefas → submenu Boletins AIMA → separador Por verificar. Esta é a única parte do processo que vai carecer da sua intervenção.

No separador Por verificar, vão estar listados todos os boletins que já foram submetidos pelos seus hóspedes e que ainda não foram verificados por si. Basta que, regularmente, visite esta área e verifique os boletins que estão por verificar. Para saber como fazê-lo, consulte a FAQ 9.

O resto do processo é feito automaticamente pela Ynnov.

Nota: Se não quiser ter que efetuar o passo da verificação manualmente, tem a possibilidade de alterar esta configuração. Para o fazer:

• Clique no Menu do utilizador;

• Selecione o submenu Configurações;

• Na opção Concierge;

• Clique no switcher para ativar a opção Verificar automaticamente o boletim AIMA quando é submetido no portal do concierge (ficará a cinza escuro se estiver ativo).

Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para o menu Tarefas → submenu Boletins AIMA → separador Boletins AIMA e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que, ao ativar esta funcionalidade, as informações serão enviadas para a AIMA tal e qual o hóspede as preencheu.

O processo é simples:

• Clique no menu Tarefas → submenu Boletins AIMA → separador Por verificar;

• Identifique o registo pretendido;

• Clique no ícone ⋮ associado ao registo;

• Selecione a opção Boletim AIMA;

• Clique no ícone em Verificar;

• Os dados do hóspede serão apresentados. Verifique se a informação está toda correta.

  • Se sim, clique em Verificar;

  • Se detetar informação incorreta:

    • Faça a correção;

    • Clique no botão Verificar;

• Repita o processo para os restantes hóspedes da reserva.

O resto do processo é feito automaticamente pela Ynnov.

Nota: Se não quiser ter que efetuar o passo da verificação manualmente, tem a possibilidade de alterar esta configuração. Para o fazer:

• Clique no Menu do utilizador;

• Selecione o submenu Configurações;

• Na opção Concierge;

• Clique no switcher para ativar a opção Verificar automaticamente o boletim AIMA quando é submetido no portal do concierge (ficará a cinza escuro se estiver ativo).

Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para o menu Tarefas → submenu Boletins AIMA → separador Boletins AIMA e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que, ao ativar esta funcionalidade, as informações serão enviadas para a AIMA tal e qual o hóspede as preencheu.

O software Ynnov procede à atualização do boletim de alojamento na AIMA. Consulte a FAQ 2 do artigo Boletins AIMA para saber como proceder em caso de alterações.

Para saber como corrigir um boletim da AIMA, consulte a FAQ 7 do artigo Boletins AIMA.

Se não quiser ter que efetuar o passo da verificação manualmente, tem a possibilidade de alterar esta configuração. Para o fazer:

• Clique no Menu do utilizador;

• Selecione o submenu Configurações;

• Na opção Concierge;

• Clique no switcher para ativar a opção Verificar automaticamente o boletim AIMA quando é submetido no portal do concierge (ficará a cinza escuro se estiver ativo).

Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para o menu Tarefas → submenu Boletins AIMA → separador Boletins AIMA e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que, ao ativar esta funcionalidade, as informações serão enviadas para a AIMA tal e qual o hóspede as preencheu.