SMS

Para criar um modelo de comunicação automática por SMS, siga os passos descritos abaixo:

• Clique no menu Mensagens (menu de topo) ou aceda diretamente ao submenu SMS (Painel 360º);

• Selecione a propriedade para a qual pretende criar o modelo de SMS (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Clique em + Modelo de SMS;

• Atribua um nome ao modelo (nome para identificação interna do modelo e que irá aparecer na lista de modelos de SMS);

• Preencha o campo De com uma identificação do remetente da SMS (máximo de 11 caracteres) Nota: apenas podem ser usados caracteres alfanuméricos, não podem ser apenas números e o primeiro caracter tem de ser obrigatoriamente uma letra;

• O campo Para já vai está preenchido com a predefinição do sistema. Proceda a alterações caso necessário;

• Ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) para ativar o envio automático da SMS que está a criar e proceder com as configurações do seu agendamento. Caso pretenda criar um modelo a ser enviado apenas de forma manual, mantenha o switcher desativo (cor cinza);

• Para configurar o envio automático da SMS, preencha os campos:

  • Número de dias em que deve ser enviado a SMS;

  • Antes ou depois da:

    • Criação da reserva;

    • Concierge;

    • Check-in;

    • Check-out;

    • Pagamento;

    • Emissão da fatura;

    • Reserva cancelada;

  • Intervalo temporal em que a SMS deve ser enviada;

  • O que fazer no envio de SMS para reservas que entram em sistema no próprio dia do check-in (saiba mais sobre a configuração deste campo na FAQ 5);

• Preencha o campo da mensagem nos diferentes idiomas que pretende ter a comunicação ativa (a tradução não é automática). Aconselhamos a que preencha pelo menos os idiomas Português e Inglês, pois o Inglês será o idioma enviado por definição sempre que o idioma mais indicado para a nacionalidade do hóspede não estiver disponível;

• Utilize os códigos de personalização, no campo Códigos para personalizar a comunicação;

• Defina as condições de envio:

  • Para que alojamentos a SMS deve ser enviada;

  • Para reservas vindas de que canal a SMS deve ser enviada;

  • Condicione o envio da comunicação se a duração da estadia for maior, menor ou igual a X noites. Esta funcionalidade fará com que este modelo de SMS não seja enviado para reservas em que se aplique a condição que acabou de preencher;

• Clique em Gravar para proceder à criação do modelo de SMS. A partir deste momento, esta comunicação será enviada para todas as reservas cujas condições de verifiquem, no momento de envio por si configurado.

Nota: Nos diferentes campos de preenchimento, poderá encontrar o ícone no qual, ao passar o rato por cima, irá obter mais informações sobre cada um dos campos e ao que se referem.

No campo De, deve preencher com um nome identificativo do seu alojamento, para que o hóspede, ao receber a SMS consiga identificar o remetente de forma rápida e inequívoca. Por favor, tenha em atenção que tem um limite de 11 caracteres para o preenchimento desse nome, que apenas podem ser usados caracteres alfanuméricos, não podem ser usados apenas números e o primeiro caracter tem de ser obrigatoriamente uma letra.

O momento de envio das SMS enviadas de forma automática pelo sistema pode sim ser personalizado. No entanto, essa personalização obedece a algumas regras:

• O momento de envio é sempre definido em número de dias;

• Antes ou depois de (em alguns casos, uma destas opções estará bloqueada, por não ser permitido enviar a comunicação nesse momento):

  • Criação da reserva;

  • Concierge;

  • Check-in;

  • Check-out;

  • Pagamento;

  • Emissão da fatura;

  • Reserva cancelada.

Sim. Quando configura o momento de envio de uma SMS, tem a possibilidade de definir um intervalo temporal no qual a SMS deve ser enviada pelo sistema. O intervalo de tempo será baseado no fuso horário que estiver definido na conta Ynnov do utilizador que proceder à criação do template.

O preenchimento do campo Reservas para o próprio dia permite-lhe definir o procedimento padrão que deve ser tomado, quando uma reserva entra em sistema para o próprio dia e, já foi ultrapassado e não se volta a repetir, o intervalo de tempo definido para o envio da SMS que está a criar.

NOTA: A opção Não enviar só é configurável caso tenha definido um intervalo temporal para o envio do modelo. Caso contrário, a mensagem será sempre enviada no momento em que a reserva é criada.

Sim. No software Ynnov é possível personalizar o envio de SMS automáticas em Português, Inglês, Francês, Espanhol, Alemão, Italiano e Neerlandês. No entanto, as traduções não são automáticas e, para ativar o envio nos diferentes idiomas, deverá proceder ao preenchimento manual nos idiomas que pretende ter ativos. Tenha em atenção que tem de ter preenchido, obrigatoriamente, o campo com o corpo de texto.

Nota: É crucial que todos os seus modelos estejam sempre preenchidos pelo menos em Inglês (o campo do corpo de texto), pois este é o idioma predefinido de envio. Ou seja, caso o idioma mais adequado não esteja preenchido ou não exista em sistema, a mensagem seguirá sempre em Inglês. Idealmente, aconselhamos a que preencha também o idioma Português, mas esse já não é obrigatório, ao contrário do Inglês.

O software Ynnov seleciona o idioma para o envio das comunicações automáticas (de entre os idiomas disponíveis na plataforma) em função da nacionalidade do hóspede que esteja inserida na Ficha de reserva. Ou seja, o software Ynnov já tem configurado qual o idioma mais indicado para cada nacionalidade e, desde que o mesmo esteja preenchido, envia a mensagem nesse mesmo idioma.

No entanto, como referimos, para que isso aconteça é necessário que o campo do corpo de texto esteja devidamente preenchido no vários idiomas.

Se, por exemplo, um hóspede francês efetuar uma reserva e tiver o idioma Francês devidamente preenchido no modelo, o hóspede vai receber essa comunicação em Francês. Se o Francês não estiver preenchido, será enviada a comunicação no idioma predefinido, que é sempre o Inglês (desde que esteja preenchido). Se nem o idioma adequado nem o idioma predefinido estiverem preenchidos, a comunicação não é enviada.

Por este motivo, é crucial que todos os seus modelos tenham sempre o campo do corpo de texto pelo menos em Inglês. Idealmente, deverão também estar preenchidos em Português, mas esse idioma já não é obrigatório, ao contrário do Inglês.

Os códigos são campos de personalização que pode utilizar na criação dos seus modelos de SMS e que lhe permitem personalizar os modelos de SMS, com informações originárias da Ficha de reserva, detalhes do alojamento e da sua propriedade. Os códigos podem ser usados no campo do corpo de texto.

Para utilizar códigos nos seus modelos de SMS basta que, no momento de criação do modelos:

• Coloque o cursor do rato no local em que quer inserir o código (no corpo de texto) e clique nesse local;

• De seguida, clique no botão Códigos;

• Irá abrir uma janela apresentando a lista de código disponíveis;

• Clique na opção pretendida;

• O seu código foi inserido.

Poderá selecionar quaisquer códigos que sejam relevantes para a comunicação com os seus hóspedes. Atualmente, para os modelos de SMS, pode selecionar os seguintes códigos:

• Hóspede:

  • Nome;

• Reserva:

  • Data de check-in;

  • Hora de check-in;

  • Data de check-out;

  • Hora de check-out;

  • ID da reserva;

  • Valor total;

  • N.º de adultos;

  • N.º de crianças;

  • Formulário LUGGit;

  • Link web APP (homeit);

  • Código da porta;

  • Formulário AIMA/Concierge;

  • Valor do pagamento;

  • Número da fatura.

Nota: Caso o seu código seja um link, como é o caso do Formulário AIMA / Concierge, deverá colocá-lo numa linha isolada, sem texto à frente ou atrás do link. Aconselhamos a esta configuração para que não corra o risco de o link perder a hiperligação, por mudar de linha.

As condições de envio de SMS permitem-lhe personalizar as reservas que irão receber o modelo de SMS que está a configurar por alojamento e canal, bem como definir o procedimento padrão que deve ser tomado se a duração da estadia for maior, menor ou igual a X noites.

Estas condições permitem que o modelo de comunicação seja apenas enviado para reservas em que se verifiquem as condições que preencher neste campo, no momento da criação do template.

Na tabela do submenu SMS irá encontrar um registo de todas as SMS enviadas para os seus hóspedes quer tenham sido enviadas de forma automática, manual ou personalizada, em qualquer área do software. Para além dessa informação, para cada SMS enviada ainda poderá encontrar:

• Ícone que demonstra o modo de envio (enviado manualmente ou automaticamente);

• Data e hora de envio;

• ID da reserva;

• Identificação do destinatário;

• Modelo de SMS enviado;

• Estado de envio da SMS;

• Possibilidade de pré-visualizar a SMS tal e qual foi recebida pelo hóspede.

Sim, na tabela presente no submenu SMS, na coluna do lado direito do ecrã, irá encontrar uma identificação do estado do envio do email (Pendente, Entregue, Falhou).

Sim. Quando procede à criação de um modelo de SMS pode, posteriormente, ordená-lo na lista dos modelos de SMS em sistema que aparece do lado esquerdo do ecrã. Esta é uma funcionalidade que lhe permite, por exemplo, ordenar os modelos de SMS consoante o momento de envio para o hóspede.

Para o fazer basta clicar sem largar no ícone ☰ que está associado ao respetivo modelo e arrastá-lo para o lugar pretendido.

A cada modelo de SMS criado em sistema e a cada registo de SMS enviada irá ficar associado um ícone com uma pessoa ou com um raio.

O ícone com o raio indica que o modelo de SMS e/ou a SMS enviada está configurada ou foi enviada de forma automática pelo sistema.

O ícone com a pessoa indica que o modelo de SMS e/ou a SMS enviada está configurada ou foi enviada de forma manual por um utilizador da plataforma Ynnov.

Se, por algum motivo, pretender eliminar um modelo de SMS deverá:

• Aceder ao menu Mensagens, submenu SMS;

• Selecione a propriedade para a qual pretende eliminar o modelo de SMS (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Na lista apresentada do lado esquerdo do ecrã clicar sobre o modelo de SMS pretende eliminar;

• O modelo de SMS será apresentado com todas as suas configurações e, para o eliminar, deverá clicar no botão Eliminar;

• Confirme a sua ação clicando no botão Sim, eliminar;

• O modelo de SMS foi eliminado do sistema.

O software Ynnov permite o envio de comunicações via SMS para os hóspedes de diversas formas. Assim sendo:

• Através do submenu SMS:

  • Através deste submenu consegue configurar o envio de comunicações automáticas;

• Através da Ficha de reserva:

  • Através da ficha de reserva pode proceder ao envio manual de um modelo de SMS configurado no sistema ou proceder ao envio de uma SMS personalizada;

• Através do menu Hóspedes:

  • No menu Hóspedes tem a possibilidade de enviar, de forma manual, uma SMS personalizada para o seu hóspede.

Nota: Qualquer que seja a forma de comunicação que escolhe para enviar uma SMS para o seu hóspede, poderá encontrar essa SMS, bem como os dados relativos ao envio da mesma, na lista apresentada no submenu SMS.

O software Ynnov permite enviar uma SMS de, forma automática, imediatamente após a criação de uma reserva. Para o fazer, quando criar o modelo de SMS, deve definir, no momento de envio, a seguinte configuração:

• 0 dias Depois da Criação da reserva.

Quando força o envio de uma SMS, a seleção do idioma deixa de ser automática. O separador do idioma que estiver aberto quando carregar no botão Enviar SMS será aquele que será enviado.

Nesses casos, terá de ter o cuidado de selecionar o idioma correto antes de enviar a SMS.

As SMS que o hóspede recebe são no-reply, portanto, este não terá como lhe responder à mensagem recebida.

Existem várias possibilidades que podem levar a esta situação:

• O modelo está configurado mas não está ativo:

  • Deverá ativar o switcher Momento de envio (deverá ficar sob a cor cinza escuro) e preencher todos os campos apresentados;

• O idioma em que deveria ser enviado o modelo não está completo:

  • Certifique-se que todos os idiomas em que pretende que a SMS seja enviada têm o corpo de texto preenchido. Caso este campo não esteja preenchido, o modelo não é enviado naquele idioma;

• A reserva para a qual deveria ser enviado o modelo não tinha informação completa ou válida:

  • Certifique-se que, para a reserva a que o modelo deveria ter sido enviado, existe a informação de SMS e que esta informação é válida. Caso contrário, não é possível fazer a entrega das comunicações. Por exemplo: se o seu modelo de SMS tiver configurado o envio do código de porta e, na ficha de reserva, esse campo não estiver preenchido, a comunicação não será enviada;

• Caso a situação não se enquadre em nenhum dos casos acima, contacte a nossa equipa de apoio técnico (envie um email para help@ynnov.pt) para o ajudarmos com a situação.

O envio de comunicações automáticas através de SMS implica a compra prévia de um pack de SMS à Ynnov. Assim, apesar de não haver um limite ao número de SMS que pode enviar, esse envio implica que exista na sua conta saldo suficiente de SMS para serem enviados.

Quando subscreve pela primeira vez o software Ynnov, é-lhe atribuído um pack de SMS inicial para que possa testar a funcionalidade. Findo este pack, se pretender continuar a usufruir desta funcionalidade deverá adquirir um pack de SMS à Ynnov. Saiba mais sobre a aquisição de packs de SMS na FAQ 23.

O envio de comunicações automáticas via SMS é uma solução que lhe permite configurar comunicações personalizadas, que são enviadas diretamente para o telemóvel dos seus hóspedes por SMS.

Cada SMS enviada, independentemente do país de destino desconta apenas 1 SMS no saldo disponível. Para que possa usar esta funcionalidade, os packs têm de ser adquiridos previamente.

Quando subscreve pela primeira vez o software Ynnov, é-lhe atribuído um pack de SMS inicial para que possa testar a funcionalidade. Findo este pack, se pretender continuar a usufruir desta funcionalidade deverá adquirir um novo pack de SMS à Ynnov. Saiba mais sobre a aquisição de packs de SMS na FAQ 23.

Sempre que necessitar de proceder à compra de um pack de SMS, pode fazê-lo, de forma autónoma, através do seu software Ynnov. Para o fazer, basta clicar no botão Comprar SMS no submenu SMS ou, em alternativa, aceder à sua área de subscrição (Menu do utilizador → Subscrição).

Sim, as SMS serão enviadas para qualquer número de telemóvel válido (e preenchido com o respetivo indicativo), independentemente de se tratarem de números nacionais, europeus ou do resto do mundo.

Para efeitos de gastos de SMS, independentemente do país de destino, contará sempre como uma SMS gasta.

Sim. Ao criar um modelo de SMS tem a possibilidade de colocar no campo da mensagem o link pretendido. No entanto, deve ter em consideração que os caracteres do link serão descontados no conjunto de caracteres disponíveis na SMS (160 caracteres) e que o link que pretende enviar tem de ser um URL aprovado. Saiba mais sobre esta funcionalidade da FAQ 26 e no artigo URLs aprovados.

No software Ynnov, tem a possibilidade de aprovar URLs fidedignos que podem ser enviados de forma segura para os seus hóspedes através das comunicações automáticas.

Através da configuração desta funcionalidade, os seus hóspedes apenas receberão as SMS com links que tiverem sido marcados, por si, como aprovados. Este é um passo extra de verificação para prevenir qualquer ataque de phishing aos seus hóspedes. Saiba como configurar esta funcionalidade no artigo URLs aprovados.