Email

Para criar um modelo de comunicação automática por email, siga os passos descritos abaixo:

• Clique no menu Mensagens (menu de topo) ou aceda diretamente ao submenu Email (Painel 360º);

• Selecione a propriedade para a qual pretende criar o modelo de email (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• No submenu Email clique em + Modelo de email;

• Atribua um nome ao modelo (nome para identificação interna do modelo e que irá aparecer na lista de modelos de email);

• O campos De e Para já vão está preenchidos com a predefinição do sistema. Proceda às alterações caso necessário;

• Caso pretenda, preencha o campo Bcc (saiba mais sobre este campo na FAQ 4);

• Ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) para ativar o envio automático da comunicação que está a criar e proceder com as configurações do seu agendamento. Caso pretenda criar um modelo de comunicação a ser enviado apenas de forma manual, mantenha o switcher desativo (cor cinza);

• Para configurar o envio automático do email, preencha os campos:

  • Número de dias em que deve ser enviado o email;

  • Antes ou depois da:

    • Criação da reserva;

    • Concierge;

    • Check-in;

    • Check-out;

    • Pagamento;

    • Emissão da fatura;

    • Reserva cancelada;

  • Intervalo temporal em que o email deve ser enviado;

  • O que fazer no envio de comunicações para reservas que entram em sistema no próprio dia do check-in (saiba mais sobre a configuração deste campo na FAQ 7);

• Preencha os campos do assunto e da mensagem nos diferentes idiomas que pretende ter a comunicação ativa (a tradução não é automática). Aconselhamos a que preencha pelo menos os idiomas Português e Inglês, pois o Inglês será o idioma enviado por definição sempre que o idioma mais indicado para a nacionalidade do hóspede não estiver disponível;

• Utilize os códigos de preenchimento automático, no campo Códigos para personalizar a comunicação;

• Defina as condições de envio:

  • Para reservas vindas de que alojamentos o email deve ser enviado;

  • Para reservas vindas de que canal o email deve ser enviado;

  • Condicione o envio da comunicação se a duração da estadia for maior, menor ou igual a X noites. Esta funcionalidade fará com que este modelo de email não seja enviado para reservas em que se aplique a condição que acabou de preencher;

• Clique em Gravar para proceder à criação do modelo de email. A partir deste momento, esta comunicação será enviada para todas as reservas cujas condições se verifiquem, no momento de envio por si configurado.

Nota: Nos diferentes campos de preenchimento, poderá encontrar o ícone no qual, ao passar o rato por cima, irá obter mais informações sobre cada um dos campos e ao que se referem.

O campo De de um modelo de email determina para que endereço de email são enviadas as respostas ao email enviado.

Se selecionar Anfitrião e não tiver configurado o seu próprio servidor de email (FAQ 12), as respostas serão enviadas para o endereço que indicou para receber as notificações (Menu do utilizador → Propriedade).

Se selecionar Anfitrião e tiver configurado o seu próprio servidor de email, as respostas serão enviadas para o endereço listado no servidor de email.

Caso queira receber as respostas ao modelo que está a configurar num endereço de email diferente, deve selecionar a opção Outro e introduzir, manualmente o endereço pretendido.

Nota: Os emails são enviados, por definição, de um endereço no-reply da Ynnov. Pode alterar esta definição configurando o seu próprio servidor de email. Saiba como na FAQ 12.

Por definição, os emails são enviados de um endereço no-reply da Ynnov. Para alterar esta definição siga com atenção os passos descritos na FAQ 12.

Ao configurar um modelo de email, caso queira que a comunicação seja enviada para um segundo endereço de email em BCC (ou seja, de forma oculta para o destinatário selecionado em Para), poderá, no campo Bcc, selecionar um destinatário secundário, preenchendo o campo com o respetivo endereço de email, de forma manual.

O momento de envio dos emails automáticos pelo sistema pode sim ser personalizado. No entanto, essa personalização obedece a algumas regras:

• O momento de envio é sempre definido em número de dias;

• Antes ou depois de (em alguns casos, uma destas opções estará bloqueada, por não ser permitido enviar a comunicação nesse momento):

  • Criação da reserva;

  • Concierge;

  • Check-in;

  • Check-out;

  • Pagamento;

  • Emissão da fatura;

  • Reserva cancelada.

Sim. Quando configura o momento de envio de um email, tem a possibilidade de definir um intervalo temporal no qual o email deve ser enviado pelo sistema. O intervalo de tempo será baseado no fuso horário que estiver definido na conta Ynnov do utilizador que proceder à criação do template.

O preenchimento do campo Reservas para o próprio dia permite-lhe definir o procedimento padrão que deve ser tomado, quando uma reserva entra em sistema para o próprio dia e, já foi ultrapassado e não se volta a repetir, o intervalo de tempo definido para o envio do email que está a criar.

NOTA: A opção Não enviar só é configurável caso tenha definido um intervalo temporal para o envio do modelo. Caso contrário, a mensagem será sempre enviada no momento em que a reserva é criada.

Sim. No software Ynnov é possível personalizar o envio de emails automáticos em Português, Inglês, Francês, Espanhol, Alemão, Italiano e Neerlandês. No entanto, as traduções não são automáticas e, para ativar o envio nos diferentes idiomas, deverá proceder ao preenchimento manual nos idiomas que pretende ter ativos. Tenha em atenção que tem de ter preenchidos, obrigatoriamente, os campos Assunto e Mensagem.

Nota: É crucial que todos os seus modelos estejam sempre preenchidos pelo menos em Inglês (ambos os campos Assunto e Mensagem), pois este é o idioma predefinido de envio. Ou seja, caso o idioma mais adequado não esteja preenchido ou não exista em sistema, a mensagem seguirá sempre em Inglês. Idealmente, aconselhamos a que preencha também o idioma Português, mas esse já não é obrigatório, ao contrário do Inglês.

O software Ynnov seleciona o idioma para o envio das comunicações automáticas (de entre os idiomas disponíveis na plataforma) em função da nacionalidade do hóspede que esteja inserida na Ficha de reserva. Ou seja, o software Ynnov já tem configurado qual o idioma mais indicado para cada nacionalidade e, desde que o mesmo esteja preenchido, envia a mensagem nesse mesmo idioma.

No entanto, como referimos, para que isso aconteça é necessário que quer o campo Assunto e Mensagem estejam devidamente preenchidos no vários idiomas.

Se, por exemplo, um hóspede francês efetuar uma reserva e tiver o idioma Francês devidamente preenchido no modelo, o hóspede vai receber essa comunicação em Francês. Se o Francês não estiver preenchido, será enviada a comunicação no idioma predefinido, que é sempre o Inglês (desde que esteja preenchido). Se nem o idioma adequado nem o idioma predefinido estiverem preenchidos, a comunicação não é enviada.

Por este motivo, é crucial que todos os seus modelos tenham sempre os campos Assunto e Mensagem preenchidos pelo menos em Inglês. Idealmente, deverão também estar preenchidos em Português, mas esse idioma já não é obrigatório, ao contrário do Inglês.

Os códigos são campos de personalização que pode utilizar na criação dos seus modelos de email e que lhe permitem personalizar os modelos de email, com informações originárias da Ficha de reserva, detalhes do alojamento e da sua propriedade. Os códigos podem ser usados quer no campo Assunto quer no campo Mensagem.

Para utilizar códigos nos seus modelos de email basta que, no momento de criação do modelo:

• Coloque o cursor do rato no local em que quer inserir o código (no campo Assunto e/ou Mensagem) e clique nesse local;

• De seguida, clique no botão Códigos que lhe é apresentado ao lado do assunto do email ou acima do campo Mensagem;

• Irá abrir uma janela apresentando a lista de códigos disponíveis;

• Clique na opção pretendida;

• O seu código foi inserido.

Poderá selecionar quaisquer códigos que sejam relevantes para a comunicação com os seus hóspedes. Atualmente, para os modelos de email, pode selecionar os seguintes:

• Propriedade:

  • Propriedade/Marca;

  • Email;

  • Telefone;

• Hóspede:

  • Nome;

  • Apelido;

  • Email;

  • Telefone;

  • IBAN;

• Alojamento:

  • Nome do alojamento;

  • Morada;

  • Código postal;

  • Localidade;

  • Coordenadas GPS;

• Reserva:

  • Data de check-in;

  • Hora de check-in;

  • Data de check-out;

  • Hora de check-out;

  • ID da reserva;

  • Valor total;

  • N.º de adultos;

  • N.º de crianças;

  • Formulário LUGGit;

  • Link web APP (homeit);

  • Código da porta;

  • Formulário AIMA/Concierge.

Nota: Caso o seu código seja um link, como é o caso do Formulário AIMA / Concierge, deverá colocá-lo numa linha isolada, sem texto à frente ou atrás do link. Aconselhamos esta configuração para que não corra o risco de o link perder a hiperligação, por mudar de linha.

As condições de envio de emails permitem-lhe personalizar as reservas que irão receber o modelo de email que está a configurar por alojamento e canal, bem como definir o procedimento padrão que deve ser tomado se a duração da estadia for maior, menor ou igual a X noites.

Estas condições permitem que o modelo de comunicação seja apenas enviado para reservas em que se verifiquem as condições que preencher neste campo, no momento da criação do template.

Sm. O software Ynnov permite-lhe a configuração do seu servidor de email para que os emails enviados através do sistema passem a ser enviados a partir do seu domínio. Para o fazer, siga atentamente os passos descritos abaixo:

• Aceda ao Menu do utilizador;

• Selecione o submenu Propriedade;

• Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Na secção Servidor de email, preencha com as seguintes informações:

  • Nome;

  • Email;

  • Password;

  • Servidor;

  • Porta;

• Ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) no campo Definições de segurança SSL/TLS, caso se aplique;

• Após o preenchimento dos dados clique em Testar conexão;

• O sistema irá testar a ligação ao servidor de email e, caso fique configurado corretamente, todos os emails enviados para os seus hóspedes, passarão a ser enviados através do seu servidor de email.

Na tabela do submenu Email irá encontrar um registo de todos os emails enviados para os seus hóspedes quer tenham sido enviados de forma automática, manual ou personalizada, em qualquer área do software. Para além dessa informação, para cada email enviado ainda poderá encontrar:

• Ícone que demonstra o modo de envio (enviado manualmente ou automaticamente);

• Data e hora de envio;

• ID da reserva;

• Endereço de email do destinatário;

• Modelo de email enviado;

• Endereço de email em Bcc, caso esteja preenchido;

• Estado de envio do email;

• Possibilidade de pré-visualizar o email, tal e qual foi recebido pelo hóspede;

• Aceder ao relatório de leitura da comunicação (para o caso de o email já ter sido aberto, o ícone do olho irá aparecer sob uma cor destacada.

Sim, na tabela presente no submenu Email, nas colunas do lado direito do ecrã irá encontrar dois campos de bastante utilidade:

• Estado do envio do email (Pendente, Entregue ou Falhou);

• Relatório de leitura do email (caso o email já tinha sido aberto, o ícone do olho irá aparecer sob uma cor destacada).

Sim. Quando procede à criação de um modelo de email pode, posteriormente, ordená-lo na lista dos modelos de email em sistema que aparece do lado esquerdo do ecrã. Esta é uma funcionalidade que lhe permite, por exemplo, ordenar os modelos de email consoante o momento de envio para o hóspede.

Para o fazer basta clicar sem largar no ícone ☰ que está associado ao respetivo modelo e arrastá-lo para o lugar pretendido.

A cada modelo de email criado em sistema e a cada registo de email enviado irá ficar associado um ícone com uma pessoa ou com um raio.

O ícone com o raio indica que o modelo de email e/ou o email enviado está configurado ou foi enviado de forma automática pelo sistema.

O ícone com a pessoa indica que o modelo de email e/ou o email enviado está configurado ou foi enviado de forma manual por um utilizador da plataforma Ynnov.

Se, por algum motivo, pretender eliminar um modelo de email deverá:

• Aceder ao menu Mensagens, submenu Email;

• Selecione a propriedade para a qual pretende eliminar o modelo de email (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Na lista apresentada do lado esquerdo do ecrã clicar sobre o modelo de email pretende eliminar;

• O modelo de email será apresentado com todas as suas configurações e, para o eliminar, deverá clicar no botão Eliminar;

• Confirme a sua ação clicando no botão Sim, eliminar;

• O modelo de email foi eliminado do sistema.

O software Ynnov permite o envio de comunicações via email para os hóspedes de diversas formas. Assim sendo:

• Através do submenu Email:

  • Através deste submenu consegue configurar o envio de comunicações automáticas;

• Através da Ficha de reserva:

  • Através da ficha de reserva pode proceder ao envio manual de um modelo de email configurado no sistema ou proceder ao envio de um email personalizado;

• Através do menu Hóspedes:

  • No menu Hóspedes tem a possibilidade de enviar, de forma manual, um email personalizado para o seu hóspede.

Nota: Qualquer que seja a forma de comunicação que escolhe para enviar um email para o seu hóspede, poderá encontrar esse email, bem como os dados relativos ao envio do mesmo, na lista apresentada no submenu Email.

O software Ynnov permite configurar um email de envio automático, imediatamente após a criação de uma reserva. Para o fazer, quando criar o modelo de email, deve definir, no momento de envio, a seguinte configuração:

• 0 dias Depois da Criação da reserva.

Quando força o envio de um email, a seleção do idioma deixa de ser automática. O separador do idioma que estiver aberto quando carregar no botão Enviar email será aquele que será enviado.

Nesses casos, terá de ter o cuidado de selecionar o idioma correto antes de enviar o email.

Não. O software Ynnov prevê o envio de comunicações por email, não incluindo a funcionalidade de centralização de mensagens.
No caso do envio de emails, mediante as configurações que tiver em sistema, quando um hóspede responder, essa resposta será encaminhada para o endereço definido no campo De ou para o endereço registado no campo Servidor de email (Menu do utilizador → Propriedade). Ou seja, as respostas que receber aos emails já não serão geridas através da Ynnov mas sim por si, diretamente na sua caixa de email.

Existem várias possibilidades que podem levar a esta situação:

• O modelo está configurado mas não está ativo:

  • Deverá ativar o switcher Momento de envio (deverá ficar sob a cor cinza escuro) e preencher todos os campos apresentados;

• O idioma em que deveria ser enviado o modelo não está completo:

  • Certifique-se que todos os idiomas em que pretende que o email seja enviado têm os campos do Assunto e Mensagem preenchidos. Caso um dos dois não esteja preenchido, o modelo não é enviado naquele idioma;

• A reserva para a qual deveria ser enviado o modelo não tinha informação completa ou válida:

  • Certifique-se que, para a reserva a que o modelo deveria ter sido enviado, existe a informação de email e que esta informação é válida. Caso contrário, não é possível fazer a entrega das comunicações. Por exemplo: se o seu modelo de email tiver configurado o envio do código de porta e, na ficha de reserva, esse campo não estiver preenchido, a comunicação não será enviada;

• Caso a situação não se enquadre em nenhum dos casos acima, contacte a nossa equipa de apoio técnico (envie um email para help@ynnov.pt) para o ajudarmos com a situação.

Quando usa a funcionalidade da pré-visualização dos modelos de email, a informação relativa aos códigos de personalização que lhe surge no email de teste é preenchida com base numa reserva e alojamento de teste (fictício) criada pela Ynnov exatamente para este fim.

É por esse motivo que a informação que lhe surge numa pré-visualização em campos, por exemplo, como nome do hóspede, do alojamento, datas da reserva e outros não correspondem à sua conta, mas sim à da reserva/alojamento de testes. Ou seja, é normal que na pré-visualização a informação não seja coerente com as suas unidades.

Desde que no email de teste recebido os campos de personalização apareçam preenchidos (apesar de não ser com a informação das suas unidades), isso significa que o seu modelo está devidamente preenchido e a funcionar corretamente.

Não. A funcionalidade de envio de comunicações através de email não tem qualquer limite no número de emails que pode enviar nem no número de modelos que pode configurar.

Nota: A funcionalidade de envio de emails apenas está disponível para reservas que tenham um endereço de email associado.

O envio dos modelos de email para os canais funciona da seguinte forma:

• O modelo é enviado pela nossa plataforma para os canais que tiver definido o envio no campo Canais das condições de envio, no modelo;

• Posteriormente, os próprios canais ficam encarregues de entregar a mensagem aos hóspedes.

Por exemplo, no caso no Booking, o email é entregue pelo sistema de mensagens e pode vê-lo na sua extranet.

Não. Atualmente, o sistema de envio automático de comunicações não suporta o envio de anexos. Trata-se de uma configuração assim definida como salvaguarda para maximizar a entregabilidade dos emails que, caso contrário, poderiam ser recusados.

Em alternativa, poderá carregar os ficheiros que pretende enviar aos seus hóspedes nalgum tipo de alojamento na nuvem (como uma contra Dropbox, Google Drive ou semelhante) e introduzir o link de partilha no campo Mensagem do seu modelo de email. Recomendamos que, sempre que inclua um link no seu modelo de email, deverá colocá-lo numa linha isolada para que não corra o risco de ser cortado e de se perder a hiperligação. Veja também o artigo URLS aprovados.

Se pretende enviar emails aos hóspedes quando estes criam uma reserva, terá de configurar esse modelo de comunicação automática no submenu Email (consulte a FAQ 1).

A única mensagem que é enviada automaticamente para os hóspedes sem que tenha de criar modelo para esse efeito é um resumo das reservas feitas através do motor de reservas.

No software Ynnov, tem de aprovar URLs fidedignos que podem ser enviados de forma segura para os seus hóspedes através das comunicações automáticas.

Através da configuração desta funcionalidade, os seus hóspedes apenas receberão os emails com links que tiverem sido marcados, por si, como aprovados. Este é um passo extra de verificação para prevenir qualquer ataque de phishing aos seus hóspedes. Saiba como configurar esta funcionalidade no artigo URLs aprovados.