WhatsApp

Para criar um modelo de comunicação automática por WhatsApp, siga os passos descritos abaixo:

• Clique no menu Mensagens (menu de topo) ou aceda diretamente ao submenu WhatsApp (Painel 360º);

• Selecione a propriedade para a qual pretende criar o modelo de mensagem WhatsApp (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• No submenu WhatsApp clique em + Modelo de WhatsApp;

• Atribua um nome ao modelo (nome para identificação interna do modelo e que irá aparecer na lista de modelos de WhatsApp);

• O campos De e Para já vão estar preenchidos com a predefinição do sistema. No campo De não é possível fazer alterações. No entanto, caso queira alterar o campo Para pode fazê-lo;

• Ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) para ativar o envio automático da comunicação que está a criar e proceder com as configurações do seu agendamento. Caso pretenda criar um modelo de comunicação a ser enviado apenas de forma manual, mantenha o switcher desativo (cor cinza);

• Para configurar o envio automático de mensagem via WhatsApp, preencha os campos:

  • Número de dias em que deve ser enviada a mensagem via WhatsApp;

  • Antes ou depois da:

    • Criação da reserva;

    • Concierge;

    • Check-in;

    • Check-out;

    • Pagamento;

    • Emissão da fatura;

    • Reserva cancelada;

  • Intervalo temporal em que a mensagem deve ser enviada;

  • O que fazer se o momento de envio tiver sido ultrapassado (saiba mais sobre a configuração deste campo na FAQ 7);

• Preencha o campo do corpo de texto da mensagem, nos diferentes idiomas que pretende ter a comunicação ativa (a tradução não é automática). Aconselhamos a que preencha pelo menos os idiomas Português e Inglês, pois o Inglês será o idioma enviado por definição sempre que o idioma mais indicado para a nacionalidade do hóspede não estiver disponível;

• Utilize os códigos de personalização, no campo Códigos para personalizar a comunicação;

• Defina as condições de envio:

  • Para reservas de que alojamentos a mensagem deve ser enviada;

  • Para reservas vindas de que canal a mensagem deve ser enviada;

  • Condicione o envio da comunicação se a duração da estadia for maior, menor ou igual a X noites. Esta funcionalidade fará com que este modelo de mensagem WhatsApp não seja enviado para reservas em que se aplique a condição que acabou de preencher;

• Clique em Gravar para proceder à criação do modelo de mensagem WhatsApp. A partir deste momento, esta comunicação será enviada para todas as reservas cujas condições de verifiquem, no momento de envio por si configurado.

Nota: Nos diferentes campos de preenchimento, poderá encontrar o ícone no qual, ao passar o rato por cima, irá obter mais informações sobre cada um dos campos e ao que se referem.

O campo De, quando configura um novo modelo de mensagem WhatsApp, não permite edição pois será sempre o nome/número que tiver associado à conta de WhatsApp que tiver sessão iniciada no software Ynnov.

O momento de envio de mensagens via WhatsApp de forma automática pelo sistema pode sim ser personalizado. No entanto, essa personalização obedece a algumas regras:

• O momento de envio é sempre definido em número de dias;

• Antes ou depois de (em alguns casos, uma destas opções estará bloqueada, por não ser permitido enviar a comunicação nesse momento):

  • Criação da reserva;

  • Concierge;

  • Check-in;

  • Check-out;

  • Pagamento;

  • Emissão da fatura;

  • Reserva cancelada.

Sim. Quando configura o momento de envio de uma mensagem por WhatsApp, tem a possibilidade de definir um intervalo temporal no qual a mensagem deve ser enviada pelo sistema. O intervalo de tempo será baseado no fuso horário que estiver definido na conta Ynnov do utilizador que proceder à criação do template.

O preenchimento do campo Reservas para o próprio dia permite-lhe definir o procedimento padrão que deve ser tomado, quando uma reserva entra em sistema para o próprio dia e, já foi ultrapassado e não se volta a repetir, o intervalo de tempo definido para o envio da mensagem de WhatsApp que está a criar.

NOTA: A opção Não enviar só é configurável caso tenha definido um intervalo temporal para o envio do modelo. Caso contrário, a mensagem será sempre enviada no momento em que a reserva é criada.

Sim. No software Ynnov é possível personalizar o envio de mensagens via WhatsApp em Português, Inglês, Francês, Espanhol, Alemão, Italiano e Neerlandês. No entanto, as traduções não são automáticas e, para ativar o envio nos diferentes idiomas, deverá proceder ao preenchimento manual nos idiomas que pretende ter ativos. Tenha em atenção que tem de ter preenchido obrigatoriamente o campo da Mensagem.

Nota: É crucial que todos os seus modelos estejam sempre preenchidos pelo menos em Inglês, pois este é o idioma predefinido de envio. Ou seja, caso o idioma mais adequado não esteja preenchido ou não exista em sistema, a mensagem seguirá sempre em Inglês. Idealmente, aconselhamos a que preencha também o idioma Português, mas esse já não é obrigatório, ao contrário do Inglês.

O software Ynnov seleciona o idioma para o envio das comunicações automáticas (de entre os idiomas disponíveis na plataforma) em função da nacionalidade do hóspede que esteja inserida na Ficha de reserva. Ou seja, o software Ynnov já tem configurado qual o idioma mais indicado para cada nacionalidade e, desde que o mesmo esteja preenchido, envia a mensagem nesse mesmo idioma.

No entanto, como referimos, para que isso aconteça é necessário que o corpo de texto esteja devidamente preenchido no vários idiomas.

Se, por exemplo, um hóspede francês efetuar uma reserva e tiver o idioma Francês devidamente preenchido no modelo, o hóspede vai receber essa comunicação em Francês. Se o Francês não estiver preenchido, será enviada a comunicação no idioma predefinido, que é sempre o Inglês (desde que esteja preenchido). Se nem o idioma adequado nem o idioma predefinido estiverem preenchidos, a comunicação não é enviada.

Por este motivo, é crucial que todos os seus modelos tenham sempre o campo do corpo de texto preenchido pelo menos em Inglês. Idealmente, deverão também estar preenchidos em Português, mas esse idioma já não é obrigatório, ao contrário do Inglês.

Os códigos são campos de personalização que pode utilizar na criação dos seus modelos de mensagens por WhatsApp e que lhe permitem personalizar os modelos, com informações originárias da Ficha de reserva, detalhes do alojamento e da sua propriedade. Os códigos podem ser usados no corpo de texto.

Para utilizar códigos nos seus modelos de mensagens por WhatsApp basta que, no momento de criação do modelos:

• Coloque o cursor do rato no local em que quer inserir o códigos e clique nesse local;

• De seguida, clique no botão Códigos;

• Irá abrir uma janela apresentando a lista de códigos disponíveis;

• Clique na opção pretendida;

• O seu código foi inserido.

Poderá selecionar quaisquer códigos que sejam relevantes para a comunicação com os seus hóspedes. Atualmente, para os modelos de mensagens via WhatsApp, pode selecionar:

• Propriedade:

  • Propriedade/Marca;

  • Email;

  • Telefone;

• Hóspede:

  • Nome;

  • Apelido;

  • Email;

  • Telefone;

  • IBAN;

• Alojamento:

  • Nome do alojamento;

  • Morada;

  • Código postal;

  • Localidade;

  • Coordenadas GPS;

• Reserva:

  • Data de check-in;

  • Hora de check-in;

  • Data de check-out;

  • Hora de check-out;

  • ID da reserva;

  • Valor total;

  • N.º de adultos;

  • N.º de crianças;

  • Formulário LUGGit;

  • Link web APP (homeit);

  • Código da porta;

  • Formulário AIMA/Concierge.

Nota: Caso o seu código seja um link, como é o caso do Formulário AIMA / Concierge, deverá colocá-lo numa linha isolada, sem texto à frente ou atrás do link. Aconselhamos a esta configuração para que não corra o risco de o link perder a hiperligação, por mudar de linha.

As condições de envio de mensagens por WhatsApp permitem-lhe personalizar as reservas que irão receber o modelo que está a configurar por alojamento e canal, bem como definir o procedimento padrão que deve ser tomado se a duração da estadia for maior, menor ou igual a X noites.

Estas condições permitem que o modelo de comunicação seja apenas enviado para reservas em que se verifiquem as condições que preencher neste campo, no momento da criação do template.

Na tabela do submenu WhatsApp, encontra listado todo histórico de comunicações com os seus hóspedes.

Nota: Apenas estarão disponíveis na tabela, conversações iniciadas após o envio de uma mensagem automática via WhatsApp.

Sim. Quando procede à criação de um modelo de mensagem por WhatsApp pode, posteriormente, ordená-lo na lista dos modelos em sistema que aparece do lado esquerdo do ecrã. Esta é uma funcionalidade que lhe permite, por exemplo, ordenar os modelos de mensagem consoante o momento de envio para o hóspede.

Para o fazer basta clicar sem largar no ícone ☰ que está associado ao respetivo modelo e arrastá-lo para o lugar pretendido.

A cada modelo de WhatsApp criado em sistema irá ficar associado um ícone com uma pessoa ou com um raio.

O ícone com o raio indica que o modelo está configurado para ser enviado de forma automática pelo sistema.

O ícone com a pessoa indica que o modelo está configurado para ser enviado de forma manual pelo sistema.

Se, por algum motivo, pretender eliminar um modelo de mensagem por WhatsApp, deverá:

• Aceder ao menu Mensagens, submenu WhatsApp;

• Selecione a propriedade para a qual pretende eliminar o modelo de mensagem WhatsApp (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Na lista apresentada do lado esquerdo do ecrã clicar sobre o modelo de mensagem que pretende eliminar;

• O modelo de mensagem via WhatsApp será apresentado com todas as suas configurações e, para o eliminar, deverá clicar no botão Eliminar;

• Confirme a sua ação clicando no botão Sim, eliminar;

• O modelo de mensagem WhatsApp foi eliminado do sistema.

O software Ynnov permite o envio de comunicações via WhatsApp para os hóspedes de diversas formas. Assim sendo:

• Através do submenu WhatsApp:

  • Através deste submenu consegue configurar o envio de comunicações automáticas e responder a todas as mensagens dos seus hóspedes;

• Através da Ficha de reserva:

  • Através da ficha de reserva pode proceder ao envio manual de um modelo de WhatsApp configurado no sistema ou proceder ao envio de uma mensagem de WhatsApp personalizada;

• Através do menu Hóspedes:

  • No menu Hóspedes tem a possibilidade de enviar, de forma manual, uma mensagem por WhatsApp personalizada para o seu hospede.

Nota: Na lista presente no submenu WhatsApp apenas irá encontrar listadas as conversações despoletadas pelo envio de uma mensagem para o WhatsApp. Todas as mensagens enviadas de forma manual, quer sejam modelos de comunicação ou mensagens personalizadas, apenas ficam disponíveis para consulta na tabela após uma primeira resposta por parte do hóspede. No entanto, poderá encontrá-las diretamente na sua conta de WhatsApp no telemóvel, por exemplo.

O software Ynnov permite enviar uma mensagem por WhatsApp de forma automática, imediatamente após a criação de uma reserva. Para o fazer, quando criar o modelo, deve definir, no momento de envio, a seguinte configuração:

• 0 dias Depois da Criação da reserva.

Quando força o envio de uma mensagem por WhatsApp com base num modelo de comunicação, a seleção do idioma deixa de ser automática. O separador do idioma que estiver aberto quando carregar no botão Enviar WhatsApp será aquele que será enviado.

Nesses casos, terá de ter o cuidado de selecionar o idioma correto antes de enviar a mensagem.

Sim. A integração que temos disponível com o WhatsApp permite que toda a conversa seja mantida através do software Ynnov, através do submenu WhatsApp.

Existem várias possibilidades que podem levar a esta situação:

• O modelo está configurado mas não está ativo:

  • Deverá ativar o switcher Momento de envio (deverá ficar sob a cor cinza escuro) e preencher todos os campos apresentados;

• O idioma em que deveria ser enviado o modelo não está completo:

  • Certifique-se que todos os idiomas em que pretende que a mensagem seja enviada têm o campo do corpo de texto preenchido. Caso um dos dois não esteja preenchido, o modelo não é enviado naquele idioma;

• A reserva para a qual deveria ser enviado o modelo não tinha informação completa ou válida:

  • Certifique-se que, para a reserva a que o modelo deveria ter sido enviado, existe a informação relativa ao número de telemóvel e que esta informação é válida. Caso contrário, não é possível fazer a entrega das comunicações. Por exemplo: se o seu modelo de mensagem tiver configurado o envio do código de porta e, na ficha de reserva, esse campo não estiver preenchido, a comunicação não será enviada;

• Caso a situação não se enquadre em nenhum dos casos acima, contacte a nossa equipa de apoio técnico (envie um email para help@ynnov.pt) para o ajudarmos com a situação.

Não. A partir do momento que efetua a subscrição do módulo adicional de Mensagens premium e este estiver ativo juntamente com a sua subscrição, não existe qualquer limite no número de mensagens que poderá enviar para os seus hóspede.

Para usufruir desta funcionalidade, em primeiro lugar, deverá proceder à subscrição do módulo adicional de Mensagens premium. Pode fazê-lo através do botão Comprar WhatsApp no respetivo submenu ou, em alternativa, aceder à sua área de subscrição (Menu do utilizador → Subscrição), ativar o módulo de Mensagens premium e proceder com o pagamento do mesmo.

Para proceder à integração da sua conta WhatsApp com o software Ynnov deverá seguir atentamente os passos descritos abaixo:

No software Ynnov:

• Aceder ao Menu do utilizador;

• Selecionar o submenu Marketplace;

• Selecione a propriedade para a qual pretende realizar a integração (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Nas categorias, selecionar Comunicações;

• No cartão relativo ao WhatsApp, clique em em Adicionar conexão.

Na aplicação móvel do WhatsApp:

• Abra a aplicação do WhatsApp no telemóvel onde tem a conta WhatsApp a integrar;

• No WhatsApp, clique nos três pontos no canto superior direito:

• Selecione a opção Dispositivos associados:

• Clique em Associar um dispositivo (se lhe aparecer uma janela a informá-lo de que se trata esta funcionalidade, clique em OK):

• Vai abrir um ecrã para leitura do QR Code.

• Aponte a câmara do seu telemóvel para o QR Code abaixo apresentado e digitalize-o;

• Quando o processo estiver terminado com sucesso, este cartão passa a estar assinalado como conectado/ativo.

A integração está agora pronta a usar. Basta aceder ao menu Comunicações e criar os seus modelos de comunicações WhatsApp.

Nota: O envio de mensagens automáticas por WhatsApp implica a adição do módulo adicional de Mensagens premium à sua subscrição Ynnov. Assim, antes de mais, deverá subscrever este módulo no menu Subscrição. Se quando abre este cartão não lhe aparece ainda o QR Code, a subscrição ainda não está ativa. Contacte-nos.

Sim. A partir do momento que procede ao envio de uma comunicação via WhatsApp para os seus hóspede poderá manter toda a conversa com o hóspede através do software Ynnov.

Não. Atualmente esta funcionalidade está apenas disponível na versão web do software Ynnov.

No software Ynnov, tem a possibilidade de aprovar URLs fidedignos que podem ser enviados de forma segura para os seus hóspedes através das comunicações automáticas.

Através da configuração desta funcionalidade, os seus hóspedes apenas receberão mensagens via WhatsApp com links que tiverem sido marcados, por si, como aprovados. Este é um passo extra de verificação para prevenir qualquer ataque de phishing aos seus hóspedes. Saiba como configurar esta funcionalidade no artigo URLs aprovados.

A cada propriedade criada no software Ynnov estará associada uma integração com o WhatsApp. Desta forma, várias contas Ynnov terão de estar integradas com várias contas de WhatsApp. Passemos a um exemplo prático:

• Um cliente Ynnov com 2 propriedades terá de proceder à integração de 2 contas de WhatsApp por forma a conseguir usufruir do módulo em ambas as propriedades.

Nota: A cada propriedade está associado um módulo de mensagens premium.