Fornecedores

Os fornecedores são, nada mais, do que entidades responsáveis pela prestação de certos serviços e que são externos à sua empresa/organização.

Para criar um novo fornecedor siga atentamente os passos descritos abaixo:

• No Menu do utilizador, aceda ao submenu Configurações;

• Selecione a opção Fornecedores;

• Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Clique no botão + Fornecedor;

• Preencha o campo no Nome;

• Defina o segmento para o qual pretende criar o fornecedor;

• Defina uma categoria (pode selecionar mais do que uma) (apenas se se tratar de um fornecedor de manutenção, saiba mais no artigo Configuração de categorias de manutenção);

• Preencha com os dados da empresa:

  • NIF;

  • Empresa (nome fiscal);

  • Telefone (obrigatório caso pretenda configurar o envio de notificações por SMS, válido apenas para fornecedores de manutenção);

  • Email (obrigatório caso pretenda configurar o envio de notificações por email, válido apenas para fornecedores de manutenção);

• Selecione o utilizador Ynnov que deve ficar associado a este fornecedor;

• Proceda à configuração do sistema de notificações para o prestador:

• Ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) de todos os momentos em que pretende que o seu fornecedor receba uma notificação (válido apenas para fornecedores de manutenção):

  • Quando um novo serviço é criado;

  • Quando um serviço é editado;

  • Quando um serviço é eliminado;

• Escolha a forma como pretende enviar a notificação:

  • Email;

  • SMS (esta forma de contacto com os fornecedores apenas poderá ser utilizada se tiver um pack de SMS ativo e com crédito);

• Preencha os seguintes campos:

  • No caso de um SMS:

    • Nome do remetente;

    • Corpo do texto;

  • No caso de um email:

    • Assunto;

    • Corpo do texto;

• Em ambas as opções dispões de códigos, disponíveis no campo com o mesmo nome, que poderá utilizar para personalizar a sua comunicação e enviar, de forma automática mais informações sobre os serviços de limpeza agendados.

• Clique em Gravar para criar o respetivo fornecedor.

Ao proceder à criação de um fornecedor de serviço de manutenção, deverá configurar os dados presentes na secção Sistema de notificações. É esta configuração que vai permitir que os fornecedores recebam notificações por SMS ou por email sobre os serviços de manutenção que têm de realizar. Para o fazer, no momento de criação do fornecedor, siga os passos descritos abaixo:

• Ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) de todos os momentos em que pretende que o seu fornecedor receba uma notificação:

  • Quando um novo serviço é criado;

  • Quando um serviço é editado;

  • Quando um serviço é eliminado;

• Escolha a forma como pretende enviar a notificação:

  • Email;

  • SMS (esta forma de contacto com os fornecedores apenas poderá ser utilizada se tiver um pack de SMS ativo e com crédito);

• Preencha os seguintes campos:

  • No caso de um SMS:

    • Nome do remetente;

    • Corpo do texto;

  • No caso de um email:

    • Assunto;

    • Corpo do texto;

• Em ambas as opções dispões de códigos, disponíveis no campo com o mesmo nome, que poderá utilizar para personalizar a sua comunicação e enviar, de forma automática mais informações sobre os serviços de limpeza agendados.

• Clique em Gravar para criar o respetivo fornecedor.

Na lista de fornecedores encontra a seguinte informação:

• Nome (nome do fornecedor);

• Segmento (qual o segmento associado ao fornecedor);

• Categoria (qual a categoria do fornecedor, apenas válido para fornecedores de serviços de manutenção);

• Telefone (contacto telefónico do fornecedor);

• Email (endereço de email do fornecedor);

• Ativo (indica se o fornecedor está ou não ativo). Fornecedores que não se encontrem ativos não pode ser associados no momento de criação dos serviços;

• Menu de ações rápidas que permite:

  • Editar o fornecedor;

  • Eliminar o fornecedor.

Não. software Ynnov, está em constante evolução e, embora neste momento apenas os fornecedores de serviços de manutenção permitam o envio do notificações, o objetivo, no futuro, é alargar esta rede de fornecedores e de envio de notificações nas áreas que já são apresentadas no campo Segmento ao criar um utilizador.

A qualquer momento pode proceder à edição dos dados de um fornecedor. Para o fazer, siga os passos descritos abaixo:

• No Menu do utilizador, aceda ao submenu Configurações;

• Selecione a opção Fornecedores;

• Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Na tabela Fornecedores, encontre o registo do fornecedor que pretende editar;

• Clique no ícone ⋮ na respetiva linha;

• Selecionar na opção Editar;

• Proceda às alterações necessárias;

• Clique em Gravar para atualizar a informação.

Para eliminar um fornecer deverá:

• No Menu do utilizador, aceder ao submenu Configurações;

• Selecionar a opção Fornecedores;

• Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Na tabela Fornecedores, encontrar o registo do fornecedor que pretende editar;

• Clicar no ícone ⋮ na respetiva linha;

• Selecionar a opção Eliminar;

• Clicar em Sim para confirmar a ação;

• O respetivo fornecedor foi eliminado do sistema.

Nota: Caso este fornecedor tenha um utilizador próprio com o perfil Manutenção, posteriormente a eliminar o fornecedor, deverá bloquear o utilizador Ynnov. Saiba mais na FAQ 9 do artigo Utilizadores.

A qualquer momento poderá colocar um fornecedor como inativo. Na prática, o fornecedor não é eliminado, mas não pode ser associado a serviços criados. Para o fazer:

• No Menu do utilizador, aceda ao submenu Configurações;

• Selecione a opção Fornecedores;

• Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Na tabela Fornecedores, encontre o registo do fornecedor que pretende editar;

• Desative o switcher (deverá ficar cinza) da coluna Ativo;

• A informação é gravada de forma automática.

Não. A criação de fornecedores em nada tem a ver com a criação de utilizadores com acesso á plataforma Ynnov. Os fornecedores criados em sistema, não terão acesso ao software Ynnov e apenas irão receber notificações se se tratarem de fornecedores de manutenção e se proceder á configuração de envio das mesmas, como descrito na FAQ 3.

Sim, mas apenas para fornecedores de manutenção. Pode criar utilizadores de manutenção para que os seus fornecedores tenham acesso à plataforma Ynnov e tenham mais informação sobre os serviços que necessitam realizar, bem como a possibilidade de os marcarem como concluídos em sistema. Para o fazer, deverá criar um novo utilizador (conforme descrito na FAQ 5 do artigo Criação de utilizadores) e, selecionar o perfil de Manutenção.

Nota: Após proceder à criação do utilizador de manutenção, sempre que criar um novo fornecedor, deverá associá-lo ao utilizador já criado. Tenha atenção que apenas poderá associar a um fornecedor de serviços de manutenção, um utilizador Ynnov com perfil de manutenção.