Fornecedores

Os fornecedores são, nada mais, do que entidades responsáveis pela prestação de certos serviços e que são externos à sua empresa/organização.

Para criar um novo fornecedor siga atentamente os passos descritos abaixo: No Menu do utilizador, aceda ao submenu Configurações; Selecione a opção Fornecedores; Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Clique no botão + Fornecedor; Preencha o campo no Nome; Defina o segmento para o qual pretende criar o fornecedor; Defina uma categoria (pode selecionar mais do que uma) (apenas se se tratar de um fornecedor de manutenção, saiba mais no artigo Configuração de categorias de manutenção); Preencha com os dados da empresa: NIF; Empresa (nome fiscal); Telefone (obrigatório caso pretenda configurar o envio de notificações por SMS, válido apenas para fornecedores de manutenção); Email (obrigatório caso pretenda configurar o envio de notificações por email, válido apenas para fornecedores de manutenção); Selecione o utilizador Ynnov que deve ficar associado a este fornecedor; Proceda à configuração do sistema de notificações para o prestador: Ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) de todos os momentos em que pretende que o seu fornecedor receba uma notificação (válido apenas para fornecedores de manutenção): Quando um novo serviço é criado; Quando um serviço é editado; Quando um serviço é eliminado; Escolha a forma como pretende enviar a notificação: Email; SMS (esta forma de contacto com os fornecedores apenas poderá ser utilizada se tiver um pack de SMS ativo e com crédito); Preencha os seguintes campos: No caso de um SMS: Nome do remetente; Corpo do texto; No caso de um email: Assunto; Corpo do texto; Em ambas as opções dispões de códigos, disponíveis no campo com o mesmo nome, que poderá utilizar para personalizar a sua comunicação e enviar, de forma automática mais informações sobre os serviços de limpeza agendados. Clique em Gravar para criar o respetivo fornecedor.

Ao proceder à criação de um fornecedor de serviço de manutenção, deverá configurar os dados presentes na secção Sistema de notificações. É esta configuração que vai permitir que os fornecedores recebam notificações por SMS ou por email sobre os serviços de manutenção que têm de realizar. Para o fazer, no momento de criação do fornecedor, siga os passos descritos abaixo: Ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) de todos os momentos em que pretende que o seu fornecedor receba uma notificação: Quando um novo serviço é criado; Quando um serviço é editado; Quando um serviço é eliminado; Escolha a forma como pretende enviar a notificação: Email; SMS (esta forma de contacto com os fornecedores apenas poderá ser utilizada se tiver um pack de SMS ativo e com crédito); Preencha os seguintes campos: No caso de um SMS: Nome do remetente; Corpo do texto; No caso de um email: Assunto; Corpo do texto; Em ambas as opções dispões de códigos, disponíveis no campo com o mesmo nome, que poderá utilizar para personalizar a sua comunicação e enviar, de forma automática mais informações sobre os serviços de limpeza agendados. Clique em Gravar para criar o respetivo fornecedor.

Na lista de fornecedores encontra a seguinte informação: Nome (nome do fornecedor); Segmento (qual o segmento associado ao fornecedor); Categoria (qual a categoria do fornecedor, apenas válido para fornecedores de serviços de manutenção); Telefone (contacto telefónico do fornecedor); Email (endereço de email do fornecedor); Ativo (indica se o fornecedor está ou não ativo). Fornecedores que não se encontrem ativos não pode ser associados no momento de criação dos serviços; Menu de ações rápidas que permite: Editar o fornecedor; Eliminar o fornecedor.

Não. software Ynnov, está em constante evolução e, embora neste momento apenas os fornecedores de serviços de manutenção permitam o envio do notificações, o objetivo, no futuro, é alargar esta rede de fornecedores e de envio de notificações nas áreas que já são apresentadas no campo Segmento ao criar um utilizador.

A qualquer momento pode proceder à edição dos dados de um fornecedor. Para o fazer, siga os passos descritos abaixo: No Menu do utilizador, aceda ao submenu Configurações; Selecione a opção Fornecedores; Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Na tabela Fornecedores, encontre o registo do fornecedor que pretende editar; Clique no ícone ⋮ na respetiva linha; Selecionar na opção Editar; Proceda às alterações necessárias; Clique em Gravar para atualizar a informação.

Para eliminar um fornecer deverá: No Menu do utilizador, aceder ao submenu Configurações; Selecionar a opção Fornecedores; Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Na tabela Fornecedores, encontrar o registo do fornecedor que pretende editar; Clicar no ícone ⋮ na respetiva linha; Selecionar a opção Eliminar; Clicar em Sim para confirmar a ação; O respetivo fornecedor foi eliminado do sistema. Nota: Caso este fornecedor tenha um utilizador próprio com o perfil Manutenção, posteriormente a eliminar o fornecedor, deverá bloquear o utilizador Ynnov. Saiba mais na FAQ 9 do artigo Utilizadores.

A qualquer momento poderá colocar um fornecedor como inativo. Na prática, o fornecedor não é eliminado, mas não pode ser associado a serviços criados. Para o fazer: No Menu do utilizador, aceda ao submenu Configurações; Selecione a opção Fornecedores; Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Na tabela Fornecedores, encontre o registo do fornecedor que pretende editar; Desative o switcher (deverá ficar cinza) da coluna Ativo; A informação é gravada de forma automática.

Não. A criação de fornecedores em nada tem a ver com a criação de utilizadores com acesso á plataforma Ynnov. Os fornecedores criados em sistema, não terão acesso ao software Ynnov e apenas irão receber notificações se se tratarem de fornecedores de manutenção e se proceder á configuração de envio das mesmas, como descrito na FAQ 3.

Sim, mas apenas para fornecedores de manutenção. Pode criar utilizadores de manutenção para que os seus fornecedores tenham acesso à plataforma Ynnov e tenham mais informação sobre os serviços que necessitam realizar, bem como a possibilidade de os marcarem como concluídos em sistema. Para o fazer, deverá criar um novo utilizador (conforme descrito na FAQ 5 do artigo Criação de utilizadores) e, selecionar o perfil de Manutenção. Nota: Após proceder à criação do utilizador de manutenção, sempre que criar um novo fornecedor, deverá associá-lo ao utilizador já criado. Tenha atenção que apenas poderá associar a um fornecedor de serviços de manutenção, um utilizador Ynnov com perfil de manutenção.