Preferências

O submenu das Preferências divide-se em dois separadores, consoante a aplicação das preferências:

• Propriedade: definições de preferências que se aplicam a toda a sua propriedade;

• Utilizador: definições de preferências que se aplicam apenas ao seu utilizador;

No separador Propriedade tem a possibilidade de configurar algumas preferências que se irão aplicar à sua propriedade e a todos os utilizadores que tiverem acesso à mesma. São elas:

• Reservas;

• Pré-reservas;

• Taxa Municipal Turística;

• Finanças;

• Estatísticas;

• Painel 360º.

No separador Utilizador tem a possibilidade de configurar algumas preferências que se aplicam apenas ao seu utilizador. São elas:

• Navegação;

• Channel manager;

• Painel 360º;

• Timeline.

Para aceder às Preferências da sua conta Ynnov:

• Aceda ao Menu do utilizador e clique no submenu Configurações;

• Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Clique na opção Preferências.

Na secção Reservas tem a possibilidade de configurar as seguintes preferências:

• Personalizar a cor dos canais e subcanais que posteriormente será visível no mapa de reservas e em outras páginas da plataforma;

• Configurar o intervalo temporal apresentado por definição no mapa de reservas:

  • 1 mês;

  • 2 meses;

  • 3 meses;

  • No menu, tem sempre a possibilidade de selecionar um período diferente em Filtros.

• Ativar a atualização automática do preço das reservas canceladas para zero (se ativar esta opção, o valor da estadia vai ser atualizado para 0.00€ em reservas canceladas);

• Ativar a atribuição automática de um alojamento (se trabalha com tipologias e ativar esta opção, as reservas serão automaticamente atribuídas a uma unidade dentro da tipologia em questão. Adicionalmente, se necessário, o software irá redistribuir as reservas dentro das várias unidades da tipologia (desde que não tenha sido atingida a respetiva data de check-in), de forma a atingir a ocupação máxima da mesma);

• Ativar a atualização automática de uma reserva para o estado de check-in e a respetiva hora de check-in;

• Ativar a atualização automática de uma reserva para o estado de check-out e a respetiva hora de check-out;

• Ativar a inclusão do logotipo na versão impressa das fichas de reserva;

• Configurar o tempo entre reservas (número de dias que devem ser automaticamente fechados antes do dia do check-in e depois do dia de check-out das reservas):

  • Zero dias;

  • Um dia;

  • Dois dias;

  • Três dias;

  • Quatro dias;

  • Cinco dias;

  • Seis dias;

  • Sete dias;

  • Nota: Quando esta preferência está ativa ou é atualizada só será aplicada a reservas que entre a partir desse momento. As reservas em sistema não serão atualizadas;

• Ativar a funcionalidade quer permite adicionar notas ao assinalar check-ins e check-outs (ao ativar esta preferência, quando é assinalado o check-in ou check-out de uma reserva, irá abrir uma janela para a introdução de notas (bem como, no caso dos check-ins), a hora prevista de check-out);

• Ativar a funcionalidade que permite que, no mapa de reservas, não seja visível o cartão de resumo quando se passa o rato por cima da reserva;

• Alterar e personalizar o texto do campo Condições visível na versão impressa da ficha de hóspede.

Na secção Pré-reservas, encontra algumas funcionalidades que pode ativar, ou não, respeitantes às pré-reservas.

Nesta secção pode:

• Para reservas diretas, ativar a preferência que lhe permite cancelar automaticamente a pré-reseva quando é atingido o prazo limite para aprovação;

• Para reservas efetuadas via motor de reservas através do pagamento via referência multibanco, ativar a preferência que permite atribuir o estado de pré-reserva e cancelar automaticamente quando é atingido o prazo limite para aprovação;

• Para reservas efetuadas via motor de reservas através do pagamento via transferência bancária, ativar a preferência que permite atribuir o estado de pré-reserva e cancelar automaticamente quando é atingido o prazo limite para aprovação.

Para saber mais sobre as várias possibilidades de configuração das pré-reservas para cada método de pagamento, consulte a FAQ 1 dos artigos Referência multibanco e Transferência bancária.

Na secção Taxa Municipal Turística, pode alterar a forma como é contabilizado o número de dormidas da TMT para efeitos de estatísticas. O software Ynnov permite-lhe escolher se, para o período que selecionar nas estatísticas, o número de dormidas deverá ser calculado tendo por base:

• Período da reserva;

• Data de check-in;

• Data de check-out.

Vejamos um exemplo prático. Imagine uma reserva de quatro noites, com check-in a 30/10 e check-out a 03/11. Agora imagine que no menu Estatísticas → submenu Tarefas, separador TMT, no intervalo de datas seleciona o mês de Outubro (01/10 a 31/10). Para cada configuração, este será o número de dormidas consideradas:

• Período da reserva: 2 (as 2 dormidas que ocorrem no período em análise);

• Data de check-in: 4 (todas as dormidas da reserva, pois a data de check-in ocorre no período em análise);

• Data de check-out: 0 (nenhuma dormidas, pois a data de check-out ocorre fora do período em análise).

Para proceder à alteração da forma de cálculo deve:

• Clicar no Menu do utilizador (canto superior direito);

• Selecione o submenu Configurações;

• Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Na opção Preferências, separador Propriedade;

• Percorra a página até à secção Taxa Municipal Turística;

• Por definição, a opção selecionada é Período da Reserva mas, pode alterar clicando sobre esse campo e selecionando outra das opções que lhe são apresentadas.

Na secção Finanças encontra:

• Como devem ser calculadas as receitas (A informação listada no menu Finanças vai ser calculada com base nas datas que selecionar):

  • Data do check-out;

  • Data do check-in;

  • Entre as datas selecionadas;

• Como calcular o valor das receitas (apresentado no menu Rentabilidade) e o valor do lucro (apresentado no menu Receitas):

  • Estadia + serviços + taxas:

  • Estadia + serviços;

  • Estadia + taxas;

  • Estadia;

• Como calcular o valor das despesas (apresentado no menu Rentabilidade) com base em:

  • Serviços adicionais;

  • Limpezas;

  • Manutenção;

  • Comissão de reserva do canal;

  • Comissão de pagamento do canal;

  • Outro.

Na secção Estatísticas é possível:

• Ativar a possibilidade de receber um relatório estatístico mensal no endereço de email associado à respetiva propriedade;

• Alterar a informação que deve ser contabilizada nos cálculos das estatísticas de reservas:

  • Estadia;

  • Estadia + serviços;

  • Estadia + taxas;

  • Estadia + serviços + taxas;

  • Nota: Esta configuração só vai ser aplicada à informação apresentada no submenu Reservas, dentro do menu Estatísticas.

Pode alterar a predefinição da janela temporal do Painel 360º nas Preferências da sua conta Ynnov. Para o fazer:

• Clique no Menu do utilizador (canto superior direito) e clique no submenu Configurações;

• Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Selecione a opção Preferências;

• Na secção Painel 360º, no campo Intervalo temporal apresentado por definição no Painel 360º selecione uma das seguintes opções:

  • Hoje;

  • Esta semana;

  • Este mês;

  • Ontem;

  • Semana passada;

  • Mês passado;

  • Amanhã;

  • Próxima semana;

  • Próximo mês;

• Depois de selecionada a opção, a informação é gravada de forma automática.

Nota: No Painel 360º, continua a ter a possibilidade de selecionar um período diferente no campo das datas, no canto superior esquerdo.

Na secção Navegação tem a possibilidade de:

• Personalizar o número de registos que deverão ser apresentados por página. Pode selecionar as seguintes opções:

  • 25;

  • 50;

  • 75;

• Personalizar qual página deve abrir por definição quando inicia sessão:

  • Painel 360º;

  • Reservas;

  • Tarefas → Check-in/out;

  • Tarefas → Limpezas;

  • Tarefas → Boletins AIMA;

  • Tarefas → Manutenção;

  • Hóspedes;

  • Faturação;

  • Concierge;

  • Channel manager;

  • Alojamentos;

  • Finanças → Rentabilidade;

  • Finanças → Receitas;

  • Finanças → Despesas;

  • Finanças → Faturação;

  • Finanças → Pagamentos;

  • Proprietários;

  • Estatísticas → Indicadores;

  • Estatísticas → Reservas;

  • Estatísticas → Tarefas;

  • Estatísticas → Institucional;

  • Assistente;

  • Lembretes;

  • Notas;

  • Mensagens → Email;

  • Mensagens → SMS;

  • Mensagens → Chat;

  • Mensagens → WhatsApp;

  • Timeline;

  • Marketplace;

  • Networking;

• Definir qual o separador que quer que esteja aberto por definição sempre que acede a cada um dos menus que se encontram subdivididos por vários separadores. São eles:

  • Reservas:

    • Mapa;

    • Lista;

  • Tarefas → Limpezas:

    • Mapa;

    • Lista;

  • Tarefas → Boletins AIMA:

    • Boletins AIMA;

    • Por verificar;

  • Tarefas → Check-in/out:

    • Histórico;

    • Previsão;

  • Tarefas → Manutenção:

    • Todos os registos;

    • Concluído;

    • Por realizar;

  • Hóspedes:

    • Cartões;

    • Lista;

  • Faturação;

    • Faturado;

    • Por faturar;

  • Channel manager:

    • Calendário;

    • Multi-calendário.

Nota: Para proceder com a edição basta selecionar qual o separador que abra por definição. A informação é gravada de forma automática.

Na secção Channel manager do separador Utilizador nas Preferências, tem a possibilidade de definir se pretende que as opções da edição avançada estejam visíveis por definição. Para o fazer:

• Clique no Menu do utilizador (canto superior direito);

• Selecione o submenu Configurações;

• Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Na opção Preferências, separador Utilizador;

• Percorra a página até à secção Channel manager;

• Ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) do campo Mostrar as opções da edição avançada por definição.

Na secção Painel 360º tem a possibilidade de personalizar a informação que pretende visualizar no seu Painel 360º sempre que acede à sua conta Ynnov. Nesta secção pode definir:

• Se pretende ocultar os indicadores apresentados no Painel 360º;

• Se pretende ocultar os atalhos das mensagens no Painel 360º.

Na secção Timeline pode personalizar os filtros que devem ser aplicados por definição na sua timeline. Pode escolher as seguintes opções:

• Nova reserva;

• Reserva editada;

• Reserva cancelada;

• Check-in efetuado;

• Check-out efetuado;

• Concierge;

• Limpeza efetuada;

• Limpeza auditada;

• Manutenção criada;

• Manutenção efetuada;

• Faturação;

• Pagamentos.