Mapa de reservas

O mapa de reservas Ynnov permite-lhe, de forma fácil e intuitiva, encontrar todas as reservas em sistema, por alojamento, para o período de tempo selecionado.

A cada uma das reservas estarão associados ícones e cores que, com recurso à legenda poderá encontrar o significado, e que lhe permitem ter várias informações da reserva, sem ter de entrar na ficha de reserva.

No mapa de reservas, o intervalo temporal apresentado é de 1 mês. No entanto, a qualquer momento pode alterar essa predefinição nas configurações da sua conta Ynnov. Para o fazer:

• Aceda ao Menu do utilizador;

• Selecione o submenu Configurações;

• Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Escolha a opção Preferências (é a que abre por definição);

• Percorra a página até encontrar a secção Reservas;

• Na campo: Intervalo temporal apresentado por definição no Mapa de reservas. escolha uma uma de três opções:

  • 1 mês;

  • 2 meses;

  • 3 meses

Mediante a opção escolhida, no mapa de reservas, por definição, passará a ser apresentado, sempre, o período de tempo selecionado.

No mapa de reservas, contudo, é possível consultar, a qualquer altura, um intervalo de datas diferentes. Para o fazer:

• Clique no menu Reservas;

• Aceda ao separador Mapa;

• Selecione a propriedade para a qual pretende ver o mapa de reservas (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Clique em Filtros (canto superior direito);

• No filtros, selecione os alojamentos e o período de tempo que pretende visualizar no mapa de reservas;

• Clique em Aplicar.

O mapa de reservas será atualizado e ser-lhe-ão apresentadas as datas que selecionou, com toda a respetiva informação.

Sim. No mapa de reservas, ao passar com o rato por cima de uma reserva, conseguirá aceder a um resumo dos detalhes da reserva, ao clicar uma vez com o lado esquerdo do rato irá conseguir aceder a um resumo de detalhes mais alargado sobre a reserva.

No entanto, se pretender desabilitar esta funcionalidade, pode fazê-lo. Caso pretenda desabilitar a possibilidade de serem apresentados resumos da reserva no mapa, siga os passos descritos abaixo:

• Aceda ao Menu do utilizador;

• Selecione o submenu Configurações;

• Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Escolha a opção Preferências (é a que abre por definição);

• Percorra a página até encontrar a secção Reservas;

• No campo: No Mapa de reservas, não mostrar o cartão de resumo quando se passa o rato por cima da reserva, ative o switcher (deverá ficar cinza escuro).

O mapa de reservas será atualizado e, ao passar com o rato por cima de uma reserva, deixará de conseguir visualizar um breve resumo dos detalhes da reserva.

Diretamente no seu mapa de reservas, consegue aceder a um conjunto de funcionalidades/ações rápidas para gerir as suas reservas, sem ter a necessidade de aceder a qualquer outro menu.

As funcionalidades/ações disponíveis são:

• Anular atribuição (apenas disponível em unidades de tipologias): quando uma reserva já foi atribuída a uma unidade dentro de uma tipologia, esta funcionalidade permite voltar a anular a respetiva atribuição. Ou seja, a reserva mantém-se associada à tipologia, mas deixa de estar alocada a uma unidade específica;

• Bloquear/Desbloquear: se bloquear uma reserva, deixa de ser possível movê-la. Se posteriormente a desbloquear, volta a ser possível arrastá-la;

• Editar reserva: aceda à ficha de reserva completa para proceder a qualquer alteração que seja necessária;

• Mover para: para alterar a reserva para outro alojamento. Em alternativa, poderá clicar na reserva sem largar e arrastá-la para a unidade pretendida. Conheça todas as formas de mover uma reserva ou acrescentar-lhe alojamentos nas FAQS 10 e 11 do artigo Editar reservas.

• Efetuar check-in: para assinalar manualmente que o hóspede já efetuou check-in;

• Efetuar check-out: para assinalar manualmente que o hóspede já efetuou o check-out;

• Estado da reserva: alterar o estado da reserva para:

  • Confirmado;

  • Check-in;

  • Check-out;

  • No show;

  • Cancelado;

  • Pré-reserva;

• Estado do pagamento: alterar o estado do pagamento de uma reserva para:

  • Pago;

  • Parcial;

  • Pendente;

  • Cancelado;

  • N/A;

• Limpeza: caso precise de adicionar manualmente um serviço de limpeza (seja porque não trabalha com limpezas automáticas ou porque surgiu a necessidade de uma limpeza não prevista). Consulte o nosso artigo Limpezas, para esclarecer todas as dúvidas sobre esta funcionalidade.

• Boletins AIMA: caso prefira ou necessite de usar a versão manual de preenchimento dos dados da AIMA, poderá fazê-lo facilmente clicando nesta funcionalidade. Poderá também usar esta funcionalidade para verificar os dados preenchidos pelo seu hóspede no portal do concierge. De imediato irá abrir uma janela onde poderá submeter toda a informação necessária para cada um dos hóspedes. Saiba mais sobre como comunicar manualmente ou de forma automática os seus boletins de alojamento à AIMA;

• Concierge: caso o hóspede já tenha preenchido o portal do concierge, poderá aceder ao mesmo clicando nesta opção;

• Registar pagamento: registe o pagamento de uma reserva;

• Emitir fatura (apenas disponível se tiver ativo na sua subscrição o módulo opcional de faturação certificada): para emitir rapidamente uma fatura de uma reserva. A fatura vem já pré-preenchida e pode editá-la se necessário. Consulte estes artigos para saber mais sobre o Módulo faturação certificada e como Emitir/consultar documentos.

Para aceder a qualquer uma destas funcionalidades:

• Aceda ao menu Reservas;

• No separador Mapa, identifique a reserva pretendida:

• Utilize os filtros para mais identificar mais facilmente a reserva pretendida;

• Clique no ícone ⋯ associado à reserva;

• Selecione a opção pretendida.

No seu mapa de reservas, poderão aparecer alguns ícones que lhe permitem saber informação relevante sem sequer ter de aceder à respetiva ficha de reserva é o caso de:

• Estado do pagamento:

  • N/A (não aplicável);

  • Pendente;

  • Pago;

  • Cancelado;

  • Parcial;

• Ícone + (mais): esta reserva tem serviços adicionais associados;

• Ícone com setas: esta reserva foi movida para um alojamento que não aquele em que se encontrava inicialmente;

• Ícone da bola com diferentes cores: serviços de limpeza que estão agendados para a reserva (aparecerão na coluna da respetiva data em que estão previstos). A diferentes tipos de limpeza estarão associados diferentes cores, mediante a sua configuração aquando do momento de criação do tipo de limpeza;

• Ícone do cadeado: a reserva encontra-se bloqueada;

• Reserva com linha a tracejado: a reserva está no estado Pré-reserva, não é uma reserva efetiva.

As cores das reservas permitem identificar a proveniência das mesmas. Ou seja, qual o canal de distribuição de que são oriundas, ou se são reservas diretas ou originárias do seu website.

No caso de reservas diretas, poderá ainda escolher um subcanal e atribuir-lhe uma cor distinta.

Para conseguir, mais facilmente atribuir significado ás cores das reservas poderá, facilmente, consultar a legenda associada ao mapa de reservas.

Consulte na FAQ 7 como pode alterar as cores dos canais e dos subcanais.

Sim. Para que possa personalizar as cores do mapa de reserva para cores que tornem mais intuitiva a respetiva identificação, siga os passos descritos abaixo:

• Na sua conta Ynnov, aceda ao Menu do utilizador;

• Clique no submenu Configurações;

• Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Na opção Preferências, percorra a página até à secção Reservas;

• Pesquise pelo campo Personalização da cor dos canais e Personalização dos subcanais;

• Para personalizar a cor dos canais:

  • Clique no quadrado da cor associada ao canal que pretende alterar;

  • Poderá escolher a cor de forma manual ou inserindo o código de cores hexadecimal pretendido;

  • Clique em Confirmar;

  • A informação é gravada de forma automática;

  • Caso pretenda, a qualquer momento, poderá repor a predefinição de cores do mapa de reservas, com as cores originais do mapa de reservas Ynnov, clicando em Default;

• Para personalizar as cores dos subcanais:

  • Clique no quadrado da cor associada ao canal que pretende alterar;

  • Poderá escolher a cor de forma manual ou inserindo o código de cores hexadecimal pretendido;

  • Clique em Confirmar;

  • A informação é gravada de forma automática;

Sim. Os subcanais são a melhor forma para gerir as suas reservas diretas. Atualmente, ao criar uma reserva direta na sua conta Ynnov pode, posteriormente, atribuir-lhe um subcanal, uma forma mais específica de identificar de onde a reserva é proveniente. Para criar um subcanal deve:

• Na sua conta Ynnov, aceda ao Menu do utilizador;

• Clique no submenu Configurações;

• Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Na opção Preferências, percorra a página até à secção Reservas;

• No campo Personalização dos subcanais, clique em + Subcanal;

• Preencha com o nome que pretende atribuir ao subcanal e clique no quadrado com a cor para atribuir a cor do subcanal pretendida;

• Poderá escolher a cor de forma manual ou inserindo o código de cores hexadecimal pretendido;

• Clique em Gravar;

• Caso pretenda, posteriormente, poderá editar ou eliminar um subcanal já criado, clicando no ícone ⋮ associado a cada subcanal. Nota: quando eliminar um subcanal para o qual existam reservas associadas, as mesmas ficaram marcadas como reservas diretas (canal Ynnov) sem qualquer subcanal associado.

As cores de fundo das colunas do mapa permitem-lhe diferenciar rapidamente os dias da semana dos fins de semana, bem como o dia presente.

As cores de fundo das linhas do mapa têm os seguintes significados:

• Branco/cinza claro: nada a assinalar. É o fundo normal do mapa de reservas;

• Linha a cinza: reserva não atribuída (apenas acontece no caso de ter tipologias);

• Riscas vermelhas: alojamento não disponível;

• Riscas amarelas: alojamento parcialmente disponível;

• Riscas cinza: disponibilidade não configurada;

• Cor vermelha: possível overbooking.

Todas as reservas que se apresentam no mapa com as linhas limite a tracejado são reservas cujo o estado se encontra em Pré-reserva, ou seja, não são reservas efetivas. Estas podem ser reservas diretas, criadas por si na sua conta Ynnov, ou reservas via website em que tenha definido que devem ser criadas como pré-reservas até aprovação.

Para saber como alterar o estado de uma pré-reserva, consulte a FAQ 5 do artigo Editar reservas.

Caso tenha tipologias configuradas na Ynnov (alojamentos em que há várias unidades do mesmo tipo), nesta coluna aparecerá o identificador que distingue cada unidade dentro dessa tipologia (por exemplo Q1, Q2, Q3).

No entanto, se se tratar de uma unidade individual, nesta coluna aparecerá o nome da unidade novamente que pode alterar, a qualquer momento, na sua conta Ynnov. Para o fazer:

• Na sua conta Ynnov, aceda ao menu Alojamentos;

• Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar os alojamentos (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Clique sobre o nome do alojamento para o qual pretende editar a informação;

• No separador Informação, clique no botão Editar alojamento presente na secção Layout do alojamento;

• Na janela que abre, preencha com o nome que pretende atribuir ao alojamento (máximo de 5 caracteres) no campo Indique o nome do alojamento;

• Clique em Gravar;

• Na página de detalhes do alojamento volte a clicar em Gravar.

Sim, em qualquer altura pode alterar a ordem por que aparecem os seus alojamentos no mapa de reservas. Para o fazer:

• Aceda ao menu Alojamentos;

• Identifique a unidade que quer colocar numa ordem diferente;

• Na linha do respetivo alojamento clique no ícone ⋮⋮, sem largar;

• Arraste-a para a posição pretendida e largue.

A ordem das suas unidades foi agora alterada, conforme pretendido.

Esta ordem será a mesma que se apresentada em várias ordens na plataforma.

Sim, se não quiser que seja possível mover uma reserva, pode bloqueá-la. Para o fazer:

• Identifique, no mapa de reservas, a reserva pretendida:

• Utilize os filtros para facilitar essa pesquisa;

• Clique no ícone ⋯ associado à reserva;

• Selecione a opção Bloquear.

A sua reserva ficou agora bloqueada. Se quiser desbloqueá-la, posteriormente, basta repetir o processo descrito acima e selecionar a opção Desbloquear.

A atribuição de reservas dentro de uma tipologia pode ser feita de duas formas:

• Atribuição manual;

• Atribuição automática.

A opção sobre qual dos métodos tem ativo é sempre sua e pode ser alterada nas configurações da sua conta Ynnov.

Atribuição manual

Caso opte por trabalhar com atribuição manual, quando entra uma nova reserva para uma tipologia, a reserva vai ficar associada à tipologia mas não será atribuída a nenhuma das unidades que a integram.

No menu Reservas, separador Mapa, irá aparecer na tipologia em questão uma nova linha (acima das restantes), identificada com um - (hífen) na coluna # e assinalada a um cinzento ligeiramente mais escuro, onde aparecerá listada a nova reserva. Essa linha a cinzento mais escuro é sempre referente a reservas não atribuídas de uma tipologia.

A atribuição de reservas só acontecerá se for efetuada manualmente por si ou pela sua equipa. Para o fazer:

• Clique no menu Reservas;

• Aceda ao separador Mapa;

• Caso tenha mais do que uma propriedade e a reserva não esteja na propriedade aberta por definição, altere para a propriedade pretendida, no campo Propriedade;

• Caso a reserva não seja relativa ao período temporal apresentado por definição, utilize os filtros (canto superior direito da página);

• Percorra o mapa até à tipologia pretendida;

• Identifique a reserva pretendida;

• Clique na reserva com o botão esquerdo do rato, sem largar;

• Arraste a reserva para a unidade pretendida, dentro da tipologia, e solte.

A reserva está agora atribuída.

Para atribuir uma reserva de forma manual pode ainda, no mapa de reservas, clicar no ícone ⋯ associado à respetiva reserva, selecionar a opção Mover para e escolher o alojamento, dentro da tipologia, para o qual pretende atribuir a reserva.

Caso precise de anular a atribuição uma reserva, consulte o passo a passo de como o fazer na FAQ 15.

Atribuição automática:

Caso prefira, pode ativar, nas configurações, a atribuição automática e passa a ser o próprio software a gerir a atribuição de reservas dentro das tipologias, de forma a atingir a ocupação máxima da disponibilidade existente. Desta forma, a sua equipa poupa tempo na gestão de reservas e alojamentos, uma vez que o software Ynnov faz esse trabalho por si.

Quando entra uma reserva para uma tipologia, o software de imediato faz a atribuição da reserva a uma unidade da tipologia em causa. Inclusivamente, o software poderá rearranjar outras reservas que já estejam em sistema da mesma tipologia (desde que não tenha sido atingida a data de check-in), se isso permitir maximizar a ocupação das unidades. A partir do dia de check-in, as reservas deixam de ser, como é natural, movidas.

A atribuição automática de reservas dentro de uma tipologia, desde que a disponibilidade assim o permita, será sempre feita pela ordem que as unidades estão listadas na plataforma. Por exemplo, numa tipologia com 3 unidades (Q1, Q2, Q3), por definição e, desde que esta disponível essa data, a primeira reserva que entrar será atribuída à unidade Q1, a seguinte à Q2 e por aí fora.

Atenção: Caso opte por trabalhar com a atribuição automática, não deve bloquear reservas, pois as duas configurações poderão entrar em conflito.

Para ativar a atribuição automática deverá:

• No Menu do utilizador, escolha o submenu Configurações;

• Selecione a opção Preferências;

• Selecione a propriedade para a qual pretende ativar a atribuição automática de reservas (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Percorra a página até à secção Reservas;

• Ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) na opção Atribuir um alojamento automaticamente.

A atribuição automática de reservas está ativa e passará a funcionar para todas as suas tipologias.

Sim, dá. O processo é simples:

• Clique no menu Reservas;

• Aceda ao separador Mapa;

• Caso tenha mais do que uma propriedade e a reserva não esteja na propriedade aberta por definição, altere para a propriedade pretendida, no campo Propriedade;

• Caso a reserva não seja relativa ao período temporal apresentado por definição, utilize os filtros (canto superior direito da página);

• Percorra o mapa até à tipologia pretendida;

• Identifique a reserva pretendida;

• Clique no ícone ⋯ associado à reserva pretendida;

• Escolha a opção Anular atribuição.

Volta a surgir na tipologia a linha de reservas não atribuídas (acima das restantes, identificada com um - “hífen” na coluna # e assinalada a um cinza ligeiramente mais escuro e a reserva é movida para lá.

Nota: Apenas é possível anular a atribuição de reservas dentro de uma tipologia se NÃO tiver ativa a atribuição automática de reservas ativa.

Se lhe aparecer uma linha adicional numa tipologia (assinalada com - na coluna #), pode significar uma de três coisas:

• Se o fundo da linha estiver assinalado a cinza: existe nessa tipologia uma reserva que ainda não foi atribuída. Saiba mais sobre atribuição de reservas nas FAQs 14 e 15;

• Se o fundo estiver assinalado a vermelho: existe nessa tipologia uma reserva em potencial overbooking. Quando assim é o seu Assistente terá também lançado um alerta a chamar a atenção para esta situação. Saiba mais sobre overbookings e como lidar com eles nas FAQs 14 e 15 do artigo Channel manager.