Limpezas

A qualquer momento pode proceder à criação de um serviço de limpeza manual no software Ynnov. Existem duas formas de o fazer: Para criar uma limpeza associada a uma reserva: Através do Painel 360º; Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Procure nas tabelas In-house, Check-ins e Check-outs pela reserva para a qual pretende criar o serviço de limpeza; Clique no ícone ⋮ associado à reserva pretendida; Selecione a opção Limpeza; Através do menu Reservas, separador Mapa; Aceda ao menu Reservas → Mapa; Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Procure pela reserva pretendida (poderá usar os filtros para facilitar a pesquisa); Clique no ícone ⋯ associado à reserva pretendida; Selecione a opção Limpeza; Através do menu Reservas, separador Lista; Aceda ao menu Reservas → Lista; Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Procure pela reserva para a qual pretende criar o serviço de limpeza (poderá usar os filtros para facilitar a pesquisa); Clique no ícone ⋮ associado à reserva pretendida; Selecione a opção Limpeza; Na janela que abre, o campo Propriedade e Alojamento já vão estar preenchidos, mediante os dados da reserva escolhida; Preencha a data na qual pretende que o serviço de limpeza seja criado; Defina se pretende que o serviço de limpeza seja executado num determinado horário ou intervalo temporal (se o switcher estiver cinza claro está ativa a definição Horário, o switcher cinza escuro indica que o serviço de limpeza poderá ser realizado no intervalo temporal indicado); No campo Horário, insira a hora/intervalo temporal em que o serviço de limpeza deve ser realizado, mediante a configuração do switcher acima; Os campos Adultos e Crianças já vão estar preenchidos com a informação associada à reserva; Selecione o tipo de serviço de limpeza que está a criar (saiba mais no artigo Tipos de limpezas); Defina o tempo de duração do serviço; Caso pretenda, associe uma checklist (saiba mais no artigo Checklists de limpezas); Selecione o fornecedor de limpeza responsável pela prestação do serviço; Insira o custo do serviço (o custo do serviço diz respeito ao custo operacional do serviço de limpeza realizado e não ao custo para o hóspede); Defina a taxa de IVA aplicável; Ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) se pretende que o custo do serviço de limpeza seja imputado ao proprietário do alojamento; Caso tenha ativado o switcher do campo Imputar custo ao proprietário, deverá, posteriormente, indicar em que percentagem; Atribua alguma nota ou indicação ao serviço de limpeza; Caso pretenda, associe um ficheiro multimédia: Clique no ícone + ; Na janela que abre: Insira o ficheiro pretendido (imagem, vídeo ou PDF), arrastando o mesmo para a janela ou clicando e selecionando o ficheiro no seu computador/dispositivo; Em Descrição, insira uma descrição do ficheiro que está a carregar; Clique em Gravar; Clique em Gravar para proceder à criação do serviço de limpeza. Criar um serviço de limpeza associado a um alojamento: Aceda ao menu Tarefas, submenu Limpezas; Quer esteja no separador Lista ou Mapa clique no botão + Limpeza; Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Selecione o alojamento; Preencha a data na qual pretende que o serviço de limpeza seja criado; Defina se pretende que o serviço de limpeza seja executado num determinado horário ou intervalo temporal (se o switcher estiver cinza claro está ativa a definição Horário, o switcher cinza escuro indica que o serviço de limpeza poderá ser realizado no intervalo temporal indicado); No campo Horário, insira a hora/intervalo temporal em que o serviço de limpeza deve ser realizado, mediante a configuração do switcher acima; Caso pretenda, preencha no campo Adultos e Crianças (opcional); Selecione o tipo de serviço de limpeza que está a criar (saiba mais no artigo Tipos de limpezas); Defina o tempo de duração do serviço; Caso pretenda, associe uma checklist (saiba mais no artigo Checklists de limpezas); Selecione o fornecedor de limpeza responsável pela prestação do serviço; Insira o custo do serviço (o custo do serviço diz respeito ao custo operacional do serviço de limpeza realizado e não ao custo para o hóspede); Defina a taxa de IVA aplicável; Ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) se pretende que o custo do serviço de limpeza seja imputado ao proprietário do alojamento; Caso tenha ativado o switcher do campo Imputar custo ao proprietário, deverá, posteriormente, indicar em que percentagem; Atribua alguma nota ou indicação ao serviço de limpeza; Caso pretenda, associe um ficheiro multimédia: Clique no ícone + ; Na janela que abre: Insira o ficheiro pretendido (imagem, vídeo ou PDF), arrastando o mesmo para a janela ou clicando e selecionando o ficheiro no seu computador/dispositivo; Em Descrição, insira uma descrição do ficheiro que está a carregar; Clique em Gravar; Clique em Gravar para proceder à criação do serviço de limpeza. Para que a inclusão de ficheiros multimédia seja possível, é necessário que exista espaço de armazenamento disponível na sua conta Ynnov. Saiba mais no artigo Armazenamento.

Sim. Para o fazer deve seguir os passos descritos abaixo: Aceda ao menu Tarefas, submenu Limpezas; Quer esteja no separador Lista ou Mapa clique no botão + Limpeza; Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Selecione o alojamento; Preencha a data na qual pretende que o serviço de limpeza seja criado; Defina se pretende que o serviço de limpeza seja executado num determinado horário ou intervalo temporal (se o switcher estiver cinza claro está ativa a definição Horário, o switcher cinza escuro indica que o serviço de limpeza poderá ser realizado no intervalo temporal indicado); No campo Horário, insira a hora/intervalo temporal em que o serviço de limpeza deve ser realizado, mediante a configuração do switcher acima; Caso pretenda, preencha no campo Adultos e Crianças (opcional); Selecione o tipo de serviço de limpeza que está a criar (saiba mais no artigo Tipos de limpezas); Defina o tempo de duração do serviço; Caso pretenda, associe uma checklist (saiba mais no artigo Checklists de limpezas); Selecione o fornecedor de limpeza responsável pela prestação do serviço; Insira o custo do serviço (o custo do serviço diz respeito ao custo operacional do serviço de limpeza realizado e não ao custo para o hóspede); Defina a taxa de IVA aplicável; Ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) se pretende que o custo do serviço de limpeza seja imputado ao proprietário do alojamento; Caso tenha ativado o switcher do campo Imputar custo ao proprietário, deverá, posteriormente, indicar em que percentagem; Atribua alguma nota ou indicação ao serviço de limpeza; Caso pretenda, associe um ficheiro multimédia: Clique no ícone + ; Na janela que abre: Insira o ficheiro pretendido (imagem, vídeo ou PDF), arrastando o mesmo para a janela ou clicando e selecionando o ficheiro no seu computador/dispositivo; Em Descrição, insira uma descrição do ficheiro que está a carregar; Clique em Gravar; Clique em Gravar para proceder à criação do serviço de limpeza. Para que a inclusão de ficheiros multimédia seja possível, é necessário que exista espaço de armazenamento disponível na sua conta Ynnov. Saiba mais no artigo Armazenamento.

As limpezas automáticas podem ser criadas por si de forma completamente autónoma. Tenha mais informações no artigo Automatismos de limpeza.

No software Ynnov, a criação de serviços de limpeza pode acontecer de três formas distintas: Limpezas manuais: São serviços de limpeza criados manualmente por si, associados ou não, a uma reserva. Saiba como criar limpezas manuais na FAQ 1. Limpezas importadas: São serviços de limpeza criados por si, através da importação de um ficheiro excel. Estes serviços de limpeza não estão associados a uma reserva. Saiba como importar limpezas na FAQ 33. Limpezas automáticas: São serviços de limpeza configurados, por si, no software Ynnov, mediante as suas necessidades e o seu modelo de negócio. Desta forma, sempre que entrar uma nova reserva em sistema, o software irá criar, de forma automática, os serviços de limpeza que lhe são aplicáveis, segundo as regras que definiu no momento da configuração dos automatismos de limpeza. Saiba mais sobre automatismo de limpeza neste artigo.

No menu Tarefas, submenu Limpezas separador Lista, tem acesso a um conjunto de detalhes e informações relacionados com os serviços de limpeza criados. São eles: Ícone identificativo do serviço de limpeza: Ícone do raio: serviço de limpeza criado automaticamente; Ícone da pessoa: serviço de limpeza criado manualmente; Ícone com o lápis: serviço de limpeza editado; Ícone do ficheiro excel: serviço de limpeza importado via ficheiro excel; Data e hora/intervalo temporal em que o serviço deverá ser realizado; Tipo de serviço de limpeza; Custo operacional do serviço de limpeza; Alojamento; Número de hóspedes no alojamento e nome do hóspede principal; Checklist de limpeza associada (passe com o rato por cima da respetiva linha para visualizar todas as tarefas associadas à checklist); Data do próximo check-in e número de hóspedes associados à próxima reserva (caso de tratem de serviços de limpeza de check-out); Estado do serviço (limpo, não limpo ou auditado); Notas do agendamento; Notas de conclusão do serviço; Ficheiros multimédia associados; Botão Concluir/Concluída (demonstra se a limpeza já foi, ou não, marcada como concluída); Botão de ações rápidas que permite: Marcar o serviço com concluído; Editar o serviço de limpeza; Auditar o serviço de limpeza (desde que esteja marcado com concluído); Ignorar o serviço de limpeza; Eliminar o serviço de limpeza.

A qualquer momento poderá editar os serviços de limpeza. Para isso basta que: No menu Tarefas, submenu Limpezas, separador Lista: Clique no menu Tarefas, submenu Limpezas; No separador Lista; Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Encontre o serviço de limpeza que pretende editar (poderá utilizar os filtros para mais facilmente encontrar o serviço pretendido); Clique no ícone ⋮ associado ao serviço de limpeza; Selecione a opção Editar; Proceda às alterações necessárias; Clique em Gravar. No Painel 360º: Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Na tabela Limpezas, pesquise pelo serviço pretendido; Clique no ícone ⋮ associado ao serviço de limpeza; Selecione a opção Editar; Proceda às alterações necessárias; Clique em Gravar. Caso o serviço de limpeza esteja associado a uma reserva em sistema, poderá proceder à sua edição diretamente na ficha de reserva no separador Tarefas. Importante: Caso o serviço de limpeza que pretenda editar tenha sido criado pelo automatismo de criação de limpezas, aplicam-se algumas condições específicas. Saiba tudo na FAQ 7 do artigo Automatismos de limpezas.

É possível apagar um serviço de limpeza criado. Para isso, siga os passos descritos: No menu Tarefas, submenu Limpezas, separador Lista: Clique no menu Tarefas, submenu Limpezas; No separador Lista; Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Encontre o serviço de limpeza que pretende eliminar (poderá utilizar os filtros para mais facilmente encontrar o serviço pretendido); Clique no ícone ⋮ associado ao serviço de limpeza; Selecione a opção Eliminar; Confirme a ação clicando em Sim, eliminar. No Painel 360º: Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Na tabela Limpezas, pesquise pelo serviço pretendido; Clique no ícone ⋮ associado ao serviço de limpeza; Selecione a opção Eliminar; Confirme a ação clicando em Sim, eliminar. Caso o serviço de limpeza esteja associado a uma reserva em sistema, poderá também eliminá-lo diretamente na ficha de reserva no separador Tarefas. No caso específico das limpezas importadas, é ainda possível eliminá-las em massa. Para o fazer: Clique no menu Tarefas, submenu Limpezas; No separador Lista; Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Clique no ícone ⌄ (seta para baixo), à direita do botão + Limpeza; Selecione a opção Eliminar registos importados; Na tabela, selecione as limpezas que pretende apagar, clicando no quadrado no início das linhas pretendidas; Nota: Caso pretenda apagar todas as limpezas importadas de uma vez, clique no quadrado no início da linha de título das colunas. Isso irá selecionar todos os registos importados de uma vez só; Clique no botão Eliminar selecionados. Importante: Caso o serviço de limpeza que pretenda apagar tenha sido criado pelo automatismo de criação de limpezas, aplicam-se algumas condições específicas. Saiba tudo nas FAQs 5 e 6 do artigo Automatismos de limpezas.

É possível registar um serviço de limpeza como efetuado, quer na versão web quer na App do software Ynnov. Registar limpezas na versão web: No menu Tarefas, submenu Limpezas, separador Lista: Clique no menu Tarefas, submenu Limpezas; No separador Lista; Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Encontre o serviço de limpeza que pretende eliminar (poderá utilizar os filtros para mais facilmente encontrar o serviço pretendido); Clique no botão Concluída na linha do serviço agendado ou então: Clique no ícone ⋮ associado ao serviço de limpeza; Selecione a opção Concluída; Deixe alguma nota de conclusão do serviço de limpeza; Atualize a checklist de limpeza assinalando todas as atividades que foram realizadas; Caso pretenda, associe um ficheiro multimédia: Clique no ícone + ; Na janela que abre: Insira o ficheiro pretendido (imagem, vídeo ou PDF), arrastando o mesmo para a janela ou clicando e selecionando o ficheiro no seu computador/dispositivo; Em Descrição, insira uma descrição do ficheiro que está a carregar; Clique em Gravar; Clique em Concluir; No Painel 360º: Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Na tabela Limpezas, pesquise pelo serviço pretendido; Clique no botão Concluída na linha do serviço agendado ou então: Clique no ícone ⋮ associado ao serviço de limpeza; Selecione a opção Concluída; Deixe alguma nota de conclusão do serviço de limpeza; Atualize a checklist de limpeza assinalando todas as atividades que foram realizadas; Caso pretenda, associe um ficheiro multimédia: Clique no ícone + ; Na janela que abre: Insira o ficheiro pretendido (imagem, vídeo ou PDF), arrastando o mesmo para a janela ou clicando e selecionando o ficheiro no seu computador/dispositivo; Em Descrição, insira uma descrição do ficheiro que está a carregar; Clique em Gravar; Clique em Concluir. Nota: Se, por algum motivo o hóspede solicita que o serviço de limpeza agendado não seja realizado, na versão web do software Ynnov, ao registar um serviço de limpeza poderá ativar o switcher do campo Não incomodar. Desta forma indica que o hóspede solicitou que o serviço não fosse realizado. Para que a inclusão de ficheiros multimédia seja possível, é necessário que exista espaço de armazenamento disponível na sua conta Ynnov. Saiba mais no artigo Armazenamento. Registar limpezas na APP: Na App aceda ao menu Limpezas (barra inferior da App); Clique no serviço de limpeza que pretende registar; Selecione a opção Marcar como efetuado; Deixe alguma nota relevante (se pertinente); Selecione novamente a opção Marcar como efetuado.

Para consultar os serviços de limpeza que já foram realizados: Aceda ao menu Tarefas, submenu Limpezas, separador Lista; Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Clique em Filtros; No campo Estado, selecione a opção Limpo; Clique em Aplicar; A lista apresentada irá apenas contemplar os serviços de limpeza que já foram marcados como concluídos pela sua equipa. Se pretender, tem também a possibilidade de exportar a lista dos serviços de limpeza concluídos. Para o fazer, basta clicar nos ícones de exportação, presentes no campo superior direito da página.

Sim. Para consultar as notas deixadas pela sua equipa em cada serviço de limpeza realizado basta: Aceda ao menu Tarefas, submenu Limpezas, separador Lista; Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Clique em Filtros; No campo Estado, selecione a opção Limpo; Clique em Aplicar; Na lista apresenta, em cada serviço de limpeza ao passar com o rato por cima do campo Notas de conclusão, ser-lhe-ão apresentadas todas as notas deixadas pela sua equipa. Se pretender, tem também a possibilidade de exportar a lista dos serviços de limpeza concluídos e que, contemplam as notas de conclusão deixadas pela equipa. Para o fazer, basta clicar nos ícones de exportação, presentes no campo superior direito da página.

Em cada ficha de reserva tem a possibilidade de consultar dois tipos de notas de limpeza: notas de limpeza de agendamento; notas gerais de limpeza da ficha de reserva. Para consultar cada uma delas: Aceda à respetiva ficha de reserva; Clique no separador Tarefas; Na secção Limpezas: No respetivo serviço de limpeza, passe com o rato por cima do campo Notas de agendamento e visualize quer as notas de agendamento quer as notas gerais da ficha de reserva; Para deixar uma nota de limpeza geral para todos os serviços de limpeza associados à reserva, deverá preencher o campo Notas de limpeza do separador Tarefas da ficha de reserva.

Pode consultar as estatísticas de todos os serviços de limpeza realizados nos seus alojamentos de duas formas: No menu Tarefas, submenu Limpezas, separador Lista ou Mapa: Clique no ícone do gráfico circular para um acesso rápido às estatísticas de limpezas (canto superior direito do ecrã); No menu Estatísticas, submenu Tarefas, separador Limpezas: Aceda a todos os dados estatísticos sobre os serviços de limpeza realizados.

Por definição, os serviços de limpeza deixam de estar visíveis depois de passar a data para que estavam agendados, tenham ou não sido realizados. No entanto, pode alterar esta configuração, para que os serviços continuem visíveis até terem sido realizados. Para isso, siga, por favor, os seguintes passos: Entre na sua conta Ynnov; Clique no Menu do utilizador; Selecione o submenu Configurações; Aceda à opção Limpezas; Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) da opção Mostrar os serviços de limpeza em atraso que não foram efetuados; A opção é gravada de forma automática.

Para reservas oriundas dos canais, a taxa de limpeza deve ser configurada diretamente nos respetivos anúncios dos canais. Para reservas diretas (criadas manualmente) ou reservas provenientes do seu motor de reservas Ynnov (se tiver este módulo ativo na sua subscrição), pode configurar uma taxa de limpeza na Ynnov, através da criação de um serviço adicional obrigatório. Para reservas que entrem pelo motor de reservas, a taxa de limpeza será incluída como obrigatória. No caso de reservas diretas, terá de adicionar manualmente este serviço à respetiva ficha de reserva. Para criar a taxa de limpeza, deve: Passo 1 - Criar o serviço: Aceder ao software Ynnov; No Menu do utilizador, selecionar o submenu Configurações; Clicar na opção Serviços; Proceder à criação de um novo serviço: Selecionar a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Clicar no botão + Novo serviço; Preencher os campos de título e descrição, nos idiomas que pretende ter disponíveis (aconselhamos a que preencha Português e Inglês, caso tenha motor de reservas Ynnov); Atribuir um valor com IVA e a taxa de IVA aplicável (este é o valor que será efetivamente cobrado ao hóspede); Definir um custo para o serviço e a respetiva taxa de IVA aplicável (este campo diz respeito ao custo operacional que a prestação deste serviço representa para si. Os custos operacionais dos serviços adicionais associados às reservas vão ser automaticamente contabilizados como despesas no menu Finanças); Na secção Como é cobrado?, selecione se pretende que a taxa seja cobrado por pessoa, por dia, por pessoa por dia ou uma vez; No campo Onde está visível, selecione apenas a opção motor de reservas Em Permite agendamento, não proceda a qualquer alteração (o switcher deverá ficar cinza); Em É obrigatório no motor de reservas, ative o swithcer (deverá ficar cinza escuro) para tornar o serviço obrigatório para o motor de reservas Ynnov; No campo Fornecedor não será necessário preencher com nenhuma informação; Faça o upload de uma imagem que deverá ficar associada ao serviço clicando em Arraste o ficheiro para aqui para fazer upload…; Clique em Gravar para criar o serviço adicional. Passo 2 - Definir a que alojamentos se aplica este serviço: Se for aplicável a todos os alojamentos, não precisa de realizar mais nenhuma ação; Se apenas se aplicar a alguns alojamento: No mesmo local (Menu do utilizador → submenu Configurações → opção Serviços; Identifique na tabela o serviço para o qual pretende alterar os alojamentos a que se aplica; Na linha do serviço, clique no botão Alojamentos; Na janela, irão aparecer todos os alojamentos que tem criados em sistema para que possa proceder às alterações; Clique em Gravar. Nota: Se quiser que diferentes alojamentos tenham taxas de limpeza de diferentes valores, é possível fazer esta configuração (por exemplo, alojamento A, B e C com taxa de 15€ e alojamento D e E com taxa de 10€). Nesse caso, terá de criar dois serviços adicionais de taxa de limpeza, um para cada valor, e associar cada um aos respetivos alojamentos a que é aplicável (seguindo os passos acima descritos). Se é utilizador YnnovFAT: Se tem ativo na sua subscrição o Módulo de faturação certificada, existe ainda um passo que terá, posteriormente, de realizar: proceder ao mapeamento do serviço adicional criado com o YnnovFAT. Saiba como fazê-lo no subartigo Mapear artigos do nosso centro de ajuda.

O software Ynnov permite a criação de um utilizador específico para as equipas de limpeza. Para saber como proceder à criação deste tipo de utilizador, consulte o nosso artigo Utilizadores.

Sim, é possível escolher a que unidades da sua propriedade um perfil de limpezas tem acesso. Saiba mais sobre utilizadores no artigo Utilizadores.

O menu de limpezas está disponível na versão App, para perfis do tipo Gestor e de Limpezas. Na App, é possível consultar as limpezas criadas e proceder ao seu registo. Para qualquer outra ação relacionada com limpezas deverá ser utilizada a versão web.

As equipas de limpeza não são notificadas via email cada vez que é criado um novo serviço de limpeza, sejam limpezas automáticas ou manuais. No entanto, acedendo à Ynnov com o seu utilizador tipo limpezas, podem consultar todos os serviços que é necessário efetuar nesse dia e nos dias seguintes. Na nossa aplicação para dispositivos móveis, é possível ativar notificações relativas a limpezas, mas apenas para serviços de limpeza que tenham sido assinalados como realizados. Saiba mais no artigo Limpezas (App).

As checklists de limpeza permitem-lhe criar listas de tarefas que devem ser realizadas nos diferentes tipos de serviços de limpeza que cria em sistema. Desta forma garante que todas as equipas de limpeza cumpram com os padrões de limpeza por si estabelecidos. Saiba mais no artigo Checklists de limpezas.

As auditorias de limpeza são atividades realizadas após a conclusão dos serviços de limpeza, com o objetivo de avaliar a qualidade do trabalho executado. Estas auditorias permitem a atribuição de notas, ficheiros e uma avaliação final do serviço prestado, proporcionado um controlo mais rigoroso sobre a eficácia dos serviços de limpeza e o desempenho das equipas responsáveis.

Após a realização de uma auditoria de um serviço de limpeza, deverá proceder ao seu registo na plataforma Ynnov. Tem diversas formas de o fazer: Através do Painel 360º Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); No Painel 360º procure na tabela Limpezas pelo serviço de limpeza que pretende auditar; Clique no ícone ⋮ associado ao serviço de limpeza; Selecione a opção Auditar; Através da ficha de reserva Aceda à respetiva ficha de reserva; No separador Tarefas irá encontrar todos os serviços de limpeza agendados; Clique no ícone ⋮ associado ao serviço de limpeza; Selecione a opção Auditar; Através do menu Tarefas, submenu Limpezas, separador Lista; Aceda ao menu Tarefas, submenu Limpezas, separador Lista; Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Procure pelo serviço de limpeza que pretende auditar (poderá utilizar os filtros para personalizar a pesquisa); Clique no ícone ⋮ associado ao serviço de limpeza selecionada; Selecione a opção Auditar; Na janela que abre, classifique o serviço de limpeza realizado: ★ (Péssimo); ★★ (Mau); ★★★ (Razoável); ★★★★ (Bom); ★★★★★ (Excelente); No campo Notas da auditoria, coloque algum descritivo que pretende associar à auditoria; Caso pretenda, associe um ficheiro multimédia: Clique no ícone + ; Na janela que abre: Insira o ficheiro pretendido (imagem, vídeo ou PDF), arrastando o mesmo para a janela ou clicando e selecionando o ficheiro no seu computador/dispositivo; Em Descrição, insira uma descrição do ficheiro que está a carregar; Clique em Gravar; Clique em Auditado para gravar e dar o processo por concluído. Nota: Apenas é possível auditar serviços de limpeza que já foram marcados como concluídos no software Ynnov. Para que a inclusão de ficheiros multimédia seja possível, é necessário que exista espaço de armazenamento disponível na sua conta Ynnov. Saiba mais no artigo Armazenamento.

Os resultados das auditorias podem ser consultados de duas formas distintas: Através do menu Tarefas, submenu Limpezas, separador Lista onde, ao passar com o rato por cima do campo Notas de conclusão irá conseguir visualizar todos os detalhes da auditoria; Através do menu Estatísticas, submenu Tarefas, separador Limpezas, onde irá encontrar um gráfico com a classificação dos serviços de limpeza auditados.

Em algum momento poderá acontecer que a sua equipa de limpeza se depare com um hóspede que não pretende ser incomodado e, por esse motivo não lhes é possível realizar o serviço de limpeza que está agendado. Mesmo o serviço não sendo realizado é importante deixar esse registo na plataforma Ynnov. Para o fazer deve: No menu Tarefas, submenu Limpezas, separador Lista: Clicar no menu Tarefas, submenu Limpezas; No separador Lista; Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Encontre o serviço de limpeza que pretende marcar como não realizado (poderá utilizar os filtros para mais facilmente encontrar o serviço pretendido); Clique no ícone ⋮ associado ao serviço de limpeza; Selecione a opção Concluído; Ative o switcher Não incomodar (deverá ficar cinza escuro); Deixe alguma nota; Clique em Concluído; No Painel 360º: Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Na tabela Limpezas, pesquise pelo serviço pretendido; Clique no ícone ⋮ associado ao serviço de limpeza; Selecione a opção Concluído; Ative o switcher Não incomodar (deverá ficar cinza escuro); Deixe alguma nota; Clique em Concluído. Nota: Atualmente, esta funcionalidade apenas está disponível para a versão web do software Ynnov.

No mapa das limpezas poderá visualizar todos os serviços de limpeza agendados, por alojamento, para o período de tempo selecionado. Ao passar com o rato por cima de um dia em que exista um serviço de limpeza agendado poderá encontrar mais detalhes sobre o mesmo. Na legenda encontra ainda mais informações sobre todas as cores e ícones apresentados no mapa.

No mapa de limpezas, todos os serviços que ainda não foram marcados como concluídos pela sua equipa de limpeza são apresentados com a linha a tracejado. Isto significa que estão agendados para serem realizados, mas que ainda não são foram marcados como concluídos. Sempre que uma limpeza é marcada como concluída, a linha deixa de estar tracejada.

No que diz respeito à atribuição de serviços de limpeza, deve ter em conta que utilizadores de limpezas e fornecedores de limpeza são duas realidades diferentes. Utilizador de limpezas: Os utilizadores de limpezas têm como finalidade permitir um acesso à conta Ynnov, para que sejam executadas determinadas acções (por exemplo, consultar os serviços de limpeza agendados, assinalá-los como feitos, etc). Para cada utilizador tem a possibilidade de definir a que alojamentos, de entre os da sua conta Ynnov, esse utilizador tem acesso. Quando cria um serviço de limpezas, esse serviço de limpezas é atribuído a um alojamento, não a um utilizador. Todos os utilizadores de limpezas que tenham acesso a esse alojamento verão todos os serviços de limpezas para lá agendados. Pelo que verificamos, de momento ambos os seus utilizadores de limpezas têm acesso a todas as unidades, portanto ambos verão todos os serviços que forem agendados.   Fornecedores de limpezas: Além dos utilizadores, é possível também criar fornecedores de limpeza. Estes têm como finalidade o registo de despesas, para que possa consultar a informação nas Finanças. Se quiser que as despesas com serviços de limpeza realizados sejam registadas como estando associadas a um determinado fornecedor, primeiro é necessário criar o fornecedor: Clique no menu do utilizador; Selecione a opção Configurações; Clique no submenu Fornecedores; Clique no botão + Fornecedor; Preencha a informação solicitada, com os dados do novo fornecedor a criar (os campos obrigatórios estão assinalados com asterisco); Nota: Em segmento deve selecionar Limpezas; Não é possível associar utilizadores a fornecedores de limpeza, nem activar o sistema de notificações. Para já estas funcionalidades apenas estão disponíveis para os fornecedores de manutenção; Clique em Gravar. De seguida, é necessário associar o fornecedor aos serviços de limpeza, para que as despesas sejam contabilizadas para esse fornecedor, quando a limpeza é realizada: Limpezas automáticas: É necessário actualizar os seus automatismos: Clique no menu do utilizador; Selecione a opção Configurações; Clique no submenu Limpezas; No cartão Automatismos de limpeza, identifique o automatismo que pretende editar; Clique nos três pontos verticais no final da linha do automatismo; Selecione a opção Editar; No campo Fornecedor, selecione o fornecedor correspondente; Clique no botão Gravar; Clique no botão Aplicar automatismos. Limpezas manuais: Quando cria uma limpeza manual, deve selecionar o fornecedor aplicável no campo Fornecedor.

Tem a possibilidade de configurar, na sua conta Ynnov, se pretende que seja possível (ou não) que os serviços de limpeza de uma reserva sejam agendados para fora do intervalo de datas da própria reserva. Para configurar esta opção, siga estes passos: Clique no Menu do utilizador; Selecione a opção Configurações; Clique no submenu Limpezas; No cartão Preferências das limpezas, ative ou desative (conforme o pretendido) a opção Agendar serviços de limpeza de reservas fora das datas da reserva. Se esta opção estiver inativa, apenas será possível criar/editar serviços de limpeza associados a uma reserva para o intervalo de datas da própria reserva. Adicionalmente, se as datas de uma reserva forem alteradas posteriormente e isso levar a que um serviço de limpeza agendado fique fora do novo intervalo de datas, o mesmo será apagado. Se esta opção estiver ativa, será possível criar/editar limpezas associadas a uma reserva para qualquer data, incluindo dias anteriores ao do check-in e posteriores ao do check-out. Adicionalmente, se as datas de uma reserva forem posteriormente alteradas e isso levar a que um serviço de limpeza agendado fique fora do novo intervalo de datas, ocorrerá o seguinte: Limpeza criada automaticamente: o serviço de limpezas será apagado e será criado um novo pelo automatismo para a nova data correta. Limpeza criada automaticamente, cuja data tenha sido posteriormente editada de forma manual: a limpeza irá manter-se na data atribuída manualmente, não sendo atualizada pelo automatismo. Se, segundo as novas datas da reserva, o automatismo precisar de criar um novo serviço de limpeza para a data original do serviço editado, o novo serviço não será criado. Limpeza criada manualmente: a limpeza irá manter-se na data atribuída manualmente, não é atualizada pelo automatismo.

Sim, é possível associar ficheiros multimédia (imagens, vídeos ou PDF) aos seus serviços de limpeza em quatro momentos distintos: Ao criar um serviço de limpeza; Ao editar um serviço de limpeza ainda não realizado; Ao marcar um serviço de limpeza como concluído; Ao auditar um serviço de limpeza. Os ficheiros que pode associar devem cumprir os seguintes requisitos: Formato: .PNG, .JPG, .MP4, .MOV, .WEBM, .PDF; Tamanho: máximo de 5 MB. Para associar um ficheiro multimédia a um serviço de limpeza, siga estes passos: Crie o seu serviço de limpeza ou, caso o mesmo já exista, aceda ao serviço de limpeza pretendido, em qualquer um dos menus possíveis (mapa ou lista de limpezas, Painel 360º, Ficha de reserva, etc); Em Ficheiro multimédia: Clique no ícone + ; Na janela que abre: Insira o ficheiro pretendido (imagem, vídeo ou PDF), arrastando o mesmo para a janela ou clicando e selecionando o ficheiro no seu computador/dispositivo; Em Descrição, insira uma descrição do ficheiro que está a carregar; Clique em Gravar; Não se esqueça de gravar as alterações antes de sair da janela do serviço. Para que a inclusão de ficheiros multimédia seja possível, é necessário que exista espaço de armazenamento disponível na sua conta Ynnov. Saiba mais no artigo Armazenamento.

É possível associar três tipos de ficheiros multimédia a serviços de limpeza: Imagens; Vídeos; PDF. Os ficheiros que pode associar devem cumprir os seguintes requisitos: Formato: .PNG, .JPG, .MP4, .MOV, .WEBM, .PDF; Tamanho: máximo de 5 MB. Saiba em que momentos pode associar ficheiros multimédia a serviços de limpeza na FAQ 28. Para que a inclusão de ficheiros multimédia seja possível, é necessário que exista espaço de armazenamento disponível na sua conta Ynnov. Saiba mais no artigo Armazenamento.

Pode consultar os ficheiros multimédia associados a um serviço de limpezas nos seguintes locais: Na Lista de limpezas: Aceda ao submenu Limpezas, dentro do menu Tarefas; Clique no separador Lista; Na lista, identifique o serviço de limpeza pretendido (pode usar os Filtros, para filtrar a informação apresentada); Na linha do serviço pretendido, clique no ícone dos ficheiros multimédia (mesmo antes do botão Concluir/Concluído); Caso haja ficheiros carregados, vai abrir uma janela pop-up com: Pré-visualização dos ficheiros; Etiqueta que identifica em que momento o ficheiro foi inserido (criação, conclusão ou auditoria); Possibilidade de visualizar a descrição associada (ponha o cursor sobre o ícone da nota); Possibilidade de download do ficheiro. No próprio serviço de limpezas: Aceda ao serviço de limpeza pretendido, em qualquer um dos menus possíveis (mapa ou lista de limpezas, Painel 360º, Ficha de reserva, etc); Caso haja ficheiros carregados, os mesmos estarão disponíveis para consulta no campo Ficheiros multimédia; Clique no ficheiro para pré-visualizá-lo. Vai abrir uma janela pop-up com: Pré-visualização dos ficheiros; Etiqueta que identifica em que momento o ficheiro foi inserido (criação, conclusão ou auditoria); Possibilidade de visualizar a descrição associada (ponha o cursor sobre o ícone da nota); Possibilidade de download do ficheiro.

Caso esteja a tentar gravar ficheiros associados a um serviço de limpeza e já não tenha espaço de armazenamento suficiente para gravar os mesmos, irá surgir um aviso a notificá-lo. Quando isso acontecer, para poder gravar o registo, terá de remover ficheiros até que os mesmos atinjam um tamanho que caiba no espaço livre existente (que lhe é indicado no aviso). Quando atingir a capacidade máxima do seu espaço de armazenamento, deixará de ser possível fazer o upload de novos ficheiros. Para poder continuar a carregar ficheiros tem duas opções: Libertar espaço de armazenamento (saiba como na FAQ 7 do artigo Armazenamento); Adicionar mais espaço de armazenamento (saiba como na FAQ 8 do artigo Armazenamento).

A sua subscrição Ynnov inclui um espaço de armazenamento delimitado, para que possa fazer o upload de ficheiros de imagem, vídeo ou documentos em diversas áreas da sua plataforma. Além do espaço de armazenamento predefinido da sua conta, pode ainda adquirir espaço adicional, caso considere necessário. Para que a inclusão de ficheiros multimédia seja possível, é necessário que exista espaço de armazenamento disponível na sua conta Ynnov. Saiba mais no artigo Armazenamento.

Sim. Além dos serviços de limpeza criados manualmente (FAQ 1) e dos que são criadas de forma automática pelo sistema (FAQ 3), também é possível fazer a importação de uma lista de serviços de limpeza para o sistema. A importação tem de ser feita usando o ficheiro próprio para o efeito, que é gerado pela Ynnov. Para importar uma lista de serviços de limpeza siga estes passos: Passo 1 - Download do ficheiro de importação: Clique no menu Tarefas, submenu Limpezas; No separador Lista; Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Clique no ícone ⌄ (seta para baixo), à direita do botão + Limpeza; Selecione a opção Download do modelo; O ficheiro será descarregado para o seu computador; Passo 2 - Preenchimento do ficheiro de importação: Aceda ao ficheiro no seu computador; No documento, leia atentamente a informação apresentada no separador Instruções: Nota: A importação da informação só será possível se forem cumpridas todas as regras indicadas nesse separador; Preencha no separador Importação de limpezas todos os serviços de limpeza que pretende importar; Grave as alterações realizadas ao ficheiro; Passo 3 - Upload do ficheiro de importação: Clique no menu Tarefas, submenu Limpezas; No separador Lista; Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Clique no ícone ⌄ (seta para baixo), à direita do botão + Limpeza; Selecione a opção Importar limpezas; Arraste o ficheiros excel da importação para o retângulo assinalado com Arraste o ficheiro Excel para aqui ou clique para selecioná-lo do computador; Vai conseguir ver uma pré-visualização das primeiras linhas do ficheiro carregado; Clique no botão Seguinte; No campo Formato de data utilizado no ficheiro selecione o formato aplicável; Mantenha a seleção ativa no campo Ignorar linha de exemplo (linha imediatamente após o cabeçalho) para que esta linha não seja importada; Confirme a correcta correspondência entre os alojamentos, tipos de limpeza, checklists e fornecedores listados no ficheiro e na sua propriedade Ynnov. Se necessário, faça as devidas correcções; Clique no botão Seguinte; Confirme se tudo está como pretendido e, se sim, clique em Importar limpezas. A importação será iniciada. Este processo pode demorar alguns minutos. Quando a importação for concluída com sucesso, irá ser notificado.